Mahou San Miguel elimina el coste de 21.000 liquidaciones anuales con Captio

Mahou San Miguel es una Compañía familiar 100% española, líder del sector cervecero en nuestro país, que dispone de ocho centros de elaboración de cerveza, cuatro manantiales de agua con sus plantas de envasado y un equipo de más de 3.200 profesionales. Cuenta con 128 años de historia y con marcas tan signif icativas como Mahou, San Miguel, Cervezas Alhambra o Solán de Cabras. Además de su amplio portafolio de cervezas nacionales, tiene una extensa gama de cervezas internacionales, fruto de acuerdos con partners como Carlsberg y Warsteiner, siendo la internacionalización uno de los ejes estratégicos para el desarrollo de su negocio. Produce más del 70% de la cerveza española que se consume en el mundo y está presente en más de 70 países. La Sostenibilidad forma parte desde el origen de la esencia de Mahou San Miguel y su reto es continuar creciendo de forma sostenible con un compromiso ético, social y medioambiental.

El problema

Mahou San Miguel cuenta con unos 1.500 empleados que liquidan gastos habitualmente. Estos llegan a realizar aproximadamente 21.000 liquidaciones anuales. En el proceso de gestión de gastos anterior, los trabajadores debían recopilar todos los tiques y guardarlos. Posteriormente se hacía la revisión manual y volcado de los gastos en una intraweb. De ahí se podían liquidar los gastos automáticamente. Después, estas liquidaciones tenían que enviarse impresas con los justificantes anexos. Para el gran número de liquidaciones que realiza la empresa, 21.000 a lo largo de un año, ese coste es muy voluminoso, ocupando un gran espacio físico y mucho tiempo de los trabajadores, tanto los que realizan los gastos como los que gestionan los tiques.

La solución

Captio facilitó la automatización de todo el proceso de una forma integrada conlos sistemas de gestión de Mahou San Miguel. La plataforma permite una lectura automática de la fotografía del recibo y lee su contenido gracias al lector automático de caracteres (OCR). Eso permite ahorrar tiempo a los trabajadores de forma sencilla. A partir de ahí hay una serie de automatizaciones como la aplicación de la política de gastos o el flujo de aprobaciones. Estas funciones se han adaptado perfectamente a las necesidades de la empresa para que automáticamente se pasen filtros en relación a la política de gastos de los trabajadores. Con todos los gastos recopilados, el sistema permite automáticamente descargar los documentos necesarios para la liquidación de IVA. No es necesario conservar físicamente los recibos porque Captio está homologado por la Agencia Tributaria. Es decir, todos los gastos digitalizados por la plataforma tienen la misma validez legal que los originales.

Resultados

Para los 1.500 empleados, la implementación de Captio ha sido muy simple. La herramienta se ha adaptado a los sistemas de la empresa de forma rápida e integral. El fácil uso de la aplicación en los móviles, junto con la automatización de sus funciones, ha reducido considerablemente el tiempo de la gestión de estos procesos. Los trabajadores de Mahou San Miguel están satisfechos porque el proceso es sencillo y supone una mejora en su día a día.