OKI Europe obtiene capacidades globales y gestión de gastos optimizada

Desafío

OKI Europe es un líder en tecnología empresarial; sin embargo, su proceso de gestión de gastos no cumplía con las necesidades de una empresa moderna. Al no contar con un sistema centralizado, las oficinas de OKI Europe en la región EMEA gestionaban los gastos de viaje con políticas y sistemas diversos (en su mayoría manuales) y utilizaban más de 250 códigos de la contabilidad general.

Debido a esto, era imposible gestionar centralizadamente y analizar con precisión los datos de gastos para la organización EMEA, y el reembolso de gastos de viaje normalmente tardaba tres semanas o más.

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Sentimos que Chrome River era una solución empresarial global moderna con la experiencia relevante para abordar nuestras complejas necesidades comerciales.

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Albert Kupfer

Director de Finanzas y Administración EMEA

EMEA OKI Europe

OKI Europe reduce gastos y aumenta la visibilidad con Emburse

OKI Europe también consideró a Chrome River como una solución moderna, personalizable y fácil de usar. Las características destacadas incluían las capacidades móviles de Chrome River, los informes y las funciones de autoservicio que permiten a los administradores mantener y actualizar las reglas por su cuenta.

Colaborando con los expertos en implementación de Chrome River, el equipo financiero de OKI Europe optimizó sus normativas y consolidó más de 250 códigos de libro mayor general a aproximadamente 80 códigos estándar que ahora se utilizan en toda la organización de EMEA. También desarrollaron cálculos de tarifas diarias específicas por país dentro de Chrome River, incluso para los casos de uso más complejos en Alemania.

El sistema centralizado proporciona al equipo financiero una visibilidad completa de los gastos en la región EMEA. Esto les ha ayudado a realizar proyecciones presupuestarias más precisas e identificar áreas para obtener beneficios en el control de costos, resultando en una reducción del 20% en los gastos de la región. Los gerentes también tienen una mayor visibilidad sobre los gastos del personal, y con el enrutamiento automático, la preaprobación y las capacidades de aprobación móvil, el proceso de aprobación de informes de gastos es rápido y sencillo. De hecho, ahora los viajeros son reembolsados un 70% más rápido, pasando de tres semanas a solo una semana.

Los viajeros de OKI Europe también encuentran intuitivo el uso de Chrome River. Pueden tomar fotos de sus recibos con su dispositivo móvil, mientras que la tecnología OCR integrada rellena automáticamente los detalles de los recibos para que puedan enviar fácilmente informes de gastos en movimiento, ahorrando tiempo y reduciendo las complicaciones administrativas.

Beneficios

• Procesos de gestión de gastos y recuperación del IVA optimizados en todas las oficinas de OKI Europe, lo que resultó en un reembolso a los viajeros un 70% más rápido.
• Datos centralizados de gastos e identificación de áreas para aumentar la eficiencia, logrando una reducción del gasto del 20% en toda la región EMEA.
• Reglas de enrutamiento estandarizadas y códigos GL, reduciendo el número total de códigos GL en un 70%.
• Experiencia de usuario mejorada con funciones móviles que ahorran tiempo y tecnología OCR