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Caso de la Universidad Pace
La Universidad Pace centraliza la auditoría de gastos con Emburse Audit
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Desafío
Como cliente histórico de Emburse, la Universidad Pace conocía bien las ventajas de automatizar la gestión de gastos, pero seguía lidiando con un proceso de auditoría principalmente manual. Para hacer frente a este reto, implantaron una solución de auditoría de un tercero, pero al no estar integrada con su solución de gastos de Emburse, en realidad generó más problemas. Los gastos se marcaban a menudo de forma incorrecta o no se marcaban en absoluto, lo que suponía más trabajo para Cuentas por Pagar, que tenía que auditar y revisar manualmente lo que se les escapaba a los dos sistemas desconectados.
Cuando se enteraron de la nueva solución de Emburse, Emburse Audit, que se integra por completo con las soluciones de gastos de Emburse e incluye tanto tecnología como componentes de auditoría humana, no pudieron esperar para cambiarse.
Solución Emburse
Una ventaja inmediata de actualizar a Emburse Audit fue la integración automática. Las reglas que ya existían en la solución de gastos Emburse de la universidad se integraron sin problemas en Emburse Audit. Esto agilizó todo el proceso de auditoría de gastos, eliminó el trabajo manual de revisión y redujo a más de la mitad el tiempo dedicado a la auditoría.
El servicio de auditoría humana asistida por tecnología de Emburse Audit proporcionó a Pace un nivel adicional de confianza. Cualquier gasto que el sistema marque como no conforme se envía automáticamente a un auditor humano para una revisión más detallada; los auditores independientes trabajan directamente con los empleados para resolver los problemas con poca o ninguna intervención del equipo de Cuentas por Pagar de Pace. Este nuevo proceso anima a los empleados a presentar informes de gastos más precisos, lo que ha reducido de forma significativa el volumen de gastos devueltos y ha contribuido a crear una cultura de gasto más responsable.
“”Los auditores humanos asistidos por tecnología de Emburse Audit son como una extensión de nuestro equipo de Cuentas por Pagar. La tecnología detecta problemas de cumplimiento, y los auditores independientes gestionan esas excepciones directamente con los usuarios. Esto nos ahorra una cantidad de tiempo considerable.
Regina Beatty
Director Financiero
Resultado
Descarga la historia de éxito completa para obtener más detalles sobre cómo Pace University centralizó los procesos de gastos y auditoría en una única plataforma totalmente conectada y consiguió las siguientes ventajas:
- Eliminó el 100 % de las auditorías manuales
- Reducción del muestreo aleatorio en un 75%
- Reducción del tiempo dedicado a la auditoría en más de un 50 %