Cómo UDON logró convertir la gestión de gastos en un proceso más productivo

Desafío

Udon cuenta con establecimientos propios así como franquiciados, por lo que disponen de un equipo de coordinadores de red que se preocupan de controlar y auditar los locales de la cadena. Estos coordinadores se desplazan por todos los establecimientos para lograr el cumplimiento de sus estándares de calidad en todos sus establecimientos. Este equipo de trabajadores en movilidad se pasa todo el día fuera de la oficina, así que el volumen de tiques de desplazamientos generados es elevado. En un principio, el sistema implementado para la gestión de gastos se basaba en las hojas de Excel, muy básicas y tradicionales. La empresa, que se distingue por ser innovadora, se encontraba frente a un proceso anticuado y laborioso que no encajaba con el ritmo y las dinámicas de la compañía. En un momento dado, el responsable de Administración de Udon decidió que era hora de mejorar el nivel de control que había sobre todos los gastos relacionados con movilidad. Cada trabajador reportaba los gastos de forma personalizada, aún teniendo la plantilla de Excel, y resultaba muy lento y laborioso para el supervisor revisar todas las notas que le enviaban. Se empezaron a plantear una solución para homogeneizar y mejorar este proceso.

Solución Emburse Captio

La plataforma de Captio ya había llamado la atención de los responsables de Udon anteriormente, por ser una solución muy fácil de utilizar, aunque hasta ahora no se había planteado su uso. La aplicación les ofrecía todo lo que necesitaban: Por un lado les permitía homogeneizar las notas de gastos de los trabajadores, de manera que simplificaba mucho toda su gestión, teniendo unos informes detallados y completos. Pero además también permitía algo que hasta entonces era muy complicado: poder hacer estadísticas de los gastos, como por ejemplo los gastos de cada trabajador por día, clasificado según la categoría, o la comparación entre los diferentes miembros del equipo. Así se facilitaría encontrar oportunidades de ahorro y optimizar los costes. Por otro lado, la rapidez y la accesibilidad fueron clave. El supervisor ya no tendría que comprobar, gestionar y archivar uno a uno los cientos de tiques generados cada mes. Ahora los trabajadores podían fotografiar sus tiques en el mismo momento de generar el gasto, que se podría enviar al supervisor con mucha más agilidad. El control así sería automático, pero sobre todo mucho más exhaustivo y eficiente. Por todas estas ventajas, Captio fue la solución elegida desde el primer momento.

Resultados

El responsable de Administración realizó un mes de prueba, para testar la plataforma antes de tomar una decisión final. Esto fue suficiente para terminar de convencer a los responsables de Udon de la idoneidad de Captio como solución a sus problemas de gestión de gastos. Con la implementación de Captio se ha mejorado notablemente el control de la política de gastos de desplazamientos de empresa, ya que antes era muy difícil aplicarla de forma efectiva y verificar que los empleados la cumplían. Eso también ha repercutido en una mejora de la eficiencia y una reducción de costes. El tiempo dedicado a estas tareas se ha reducido drásticamente para los reportadores pero sobre todo para el supervisor. Además, la implementación entre los trabajadores en movilidad fue muy fácil. La app, totalmente intuitiva, fue adoptada rápidamente, conscientes de la mejora que suponía.