La casa de moda Vivienne Westwood cambió la fricción administrativa por la libertad creativa

En Vivienne Westwood, una casa de moda global construida sobre la creatividad y el movimiento, gestionar los gastos de los empleados en distintas regiones exigía rapidez, claridad y coordinación. Ante plazos ajustados y una compleja dinámica interna, la organización se asoció con Emburse para modernizar la gestión de notas de gasto.

El resultado: un proceso optimizado y simplificado, implantado a nivel global, a tiempo y listo para respaldar la transformación más reciente de la empresa.

Desafío

En un sector definido por el movimiento global —desfiles de moda, visitas a proveedores, operaciones de retail y viajes de ejecutivos—, la labor de un gestor de viajes consiste en una coordinación constante.

Para Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager en Vivienne Westwood, el reto no era solo gestionar los viajes, sino todo lo que ocurre después: gastos, aprobaciones e informes, en el seno de una organización distribuida y con necesidades en constante evolución.

Y para la organización, mucho estaba en juego. Había que implantar un nuevo sistema de informes de gastos en todo el grupo, coordinado entre los equipos de TI y las operaciones del Reino Unido, y entregarlo dentro de unos plazos muy ajustados.

Los principales desafíos fueron:

Coordinar un despliegue globalen varias regiones y con múltiples partes interesadas
Gestionar una implementación ajustadaen plazos para los equipos de TI y de negocio
Formar a los empleados a gran escalasin interrumpir la continuidad operativa
Navegar por procesos internos complejos y matices organizativos
Sustituir sistemas fragmentados y flujos de trabajo de informes de gastos

Se trataba de una iniciativa de transformación que tenía que implementarse de forma impecable, rápida y a escala global.

Por qué Emburse

Vivienne Westwood necesitaba un socio capaz de ir a su ritmo: rápido, preciso y en sintonía con la complejidad del mundo real.

Eligieron Emburse por su capacidad para simplificar algo que a menudo se vuelve innecesariamente complejo: la gestión de gastos. Igual de importante, Emburse aportó un enfoque humano y pragmático a la implantación, adaptándose al punto en el que se encontraba el equipo y guiando todo el proceso hacia adelante.

Desde el primer día, la colaboración se centró en la ejecución: una comunicación clara, un apoyo directo y un compromiso compartido con hacer las cosas bien.

“A pesar de los plazos tan ajustados, conseguimos cumplirlos, formar a todos los empleados y poner en marcha el proyecto, con resultados muy positivos.” — Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager en Vivienne Westwood

Aspectos destacados de la solución

Con Emburse, Vivienne Westwood adoptó un enfoque de gestión de gastos más ágil y escalable:

Informes de gastos unificados en toda la organización global
Flujos de trabajo simplificados para reducir las fricciones para empleados y aprobadores
Programa de formación estructurado que facilita la adopción en toda la empresa
Despliegue coordinado y alineado entre TI y los equipos regionales
Soporte de implementación dedicado para garantizar una entrega puntual

El resultado fue una forma más intuitiva de gestionar los gastos en toda la empresa.

Impacto empresarial centrado en las personas

En el mundo de la moda, la rapidez y la creatividad lo mueven todo. La burocracia frena ambas.

Al simplificar la gestión de gastos, Vivienne Westwood ha devuelto a sus equipos tiempo para dedicarlo al diseño y la colaboración. Para los responsables de viajes, los equipos financieros y los propios empleados, el cambio es sutil pero potente: menos obstáculos, procesos más claros y mayor confianza en cómo se gestiona el gasto.

Hoy, el impacto se nota en el ritmo diario de trabajo. Paolo ya no persigue recibos ni lidia con procesos inconsistentes; en su lugar, la atención se ha desplazado hacia la coordinación, la visibilidad y el control.

Los principales resultados incluyen:

Implementación global exitosarealizada en plazos muy ajustados
Formación completa de los empleados finalizada antes de los objetivos de preparación para 2026
Informes de gastos simplificadosen toda la organización
Mejor alineación entre los equipos de TI y las partes interesadas del negocio
Fuerte adopción interna y resultados iniciales positivos

Para Vivienne Westwood, Emburse representa un paso fundamental hacia una mayor simplificación operativa.

El equipo de Emburse adoptó un enfoque pragmático y práctico para comprender la realidad del entorno interno de Vivienne Westwood y adaptarse en consecuencia. Esa combinación de experiencia y capacidad de adaptación ayudó a garantizar que la implantación no solo fuera un éxito, sino también sostenible en el tiempo.