Análisis de proveedores

No se trata solo de gestionar algunos viajes, se trata de un compromiso financiero mucho mayor.

El gasto global en viajes de negocios está en camino de alcanzar la asombrosa cifra de £1.6 billones a nivel mundial para 2028 (aproximadamente $2 billones), con un crecimiento anual del 6%. Cada viaje de negocios individual en 2024 contribuye significativamente a esta suma, con un promedio de £666.98 (aproximadamente $833.72).

Dado que los viajes y gastos (T&E) suelen ser el segundo gasto controlable más grande, justo después de los salarios y beneficios, requieren una atención rigurosa y estratégica. Sin embargo, un desafío crítico surge cuando las organizaciones se involucran en negociaciones con proveedores: a menudo carecen de los datos completos e imparciales esenciales para comprender verdaderamente su participación de mercado, compararse con los estándares de la industria y aprovechar al máximo su considerable gasto. Esta falta de perspectivas objetivas puede dejar a las empresas en una desventaja significativa, perdiendo ahorros cruciales y el valor óptimo de sus proveedores.

Aquí es donde interviene Emburse Reshop, transformando los programas de viaje de un centro de costos en un impulsor de beneficios. Más allá de su función principal de rebooking automatizado, Reshop análisis precisos que proporcionan información sin precedentes, lo que permite a los equipos financieros y de gestión de viajes obtener mejores ofertas y optimizar las relaciones con los proveedores.

El desafío: Negociar a ciegas

Cuando te preparas para negociar un nuevo contrato con una aerolínea importante o una cadena hotelera, es crucial tener un entendimiento claro y completo de tus gastos de viaje. Sin embargo, muchas organizaciones se encuentran en una gran desventaja porque carecen de esta perspectiva crítica. Sin una imagen completa del volumen real de tus viajes, se vuelve casi imposible tomar decisiones informadas. ¿Cómo puedes negociar tarifas más ventajosas con confianza si desconoces el valor total de tu negocio para el proveedor?

Esta falta de visibilidad genera varios problemas. En primer lugar, no puedes comparar de manera precisa tus tarifas negociadas con los precios actuales del mercado para ver si siguen siendo competitivas. ¿Estás obteniendo el mejor valor, o la oferta de un competidor es más conveniente? Sin datos, es imposible saberlo. En segundo lugar, no puedes verificar si tus proveedores actuales están respetando los acuerdos que ya has establecido. ¿Están proporcionando de manera consistente las tarifas y beneficios negociados, o hay tarifas ocultas y precios más altos que se están colando en tus facturas? Podrías estar perdiendo ahorros significativos sin siquiera saberlo.

A menudo, las empresas dependen de datos limitados o sesgados, a veces proporcionados directamente por los proveedores con los que están negociando. Esto es como permitir que el equipo contrario lleve el marcador durante un partido. La información que recibes puede no presentar un panorama completo e imparcial, lo que lleva a perder oportunidades y a reducir el poder de negociación. Para ganar verdaderamente una ventaja , debes basar tu estrategia en datos objetivos y verificados de forma independiente que te ofrezcan una visión completa de tu ecosistema de viajes. Esto te permite asegurar condiciones más favorables y garantizar la eficiencia de costes para tu empresa

El arsenal analítico de Emburse Reshop: Iluminando tus gastos

Emburse Reshop es la piedra angular de la oferta de Emburse Travel Analytics, proporcionando un significativo retorno de inversión al ofrecer herramientas y servicios automatizados para la gestión de viajes corporativos de avión y hotel. Sus capacidades analíticas van mucho más allá de la simple recontratación:

1. Auditoría continua de contratos

Emburse Reshop ofrece una tecnología de auditoría automática y constante que revisa meticulosamente cada reserva. Esto asegura que tus tarifas negociadas, estáticas o dinámicas, estén siempre disponibles y se apliquen correctamente. Esta garantía proactiva te permite detectar discrepancias con las tarifas reservadas, la disponibilidad de inventario y tus acuerdos con proveedores, previniendo posibles violaciones de políticas antes de que sucedan. Es una herramienta crítica para identificar casos en los que las reservas de vuelo no reflejan los términos de tu contrato, permitiéndote asegurar resoluciones para las discrepancias de costos con tus socios.

2. Seguimiento y benchmarking del rendimiento de proveedores

Confiar en la información proporcionada por los proveedores para el análisis de rendimiento puede crear un punto ciego considerable en tu estrategia de viajes y gastos (T&E). Un programa verdaderamente efectivo requiere un análisis independiente y objetivo.

Con una solución que ofrece datos imparciales, puedes monitorear y comparar tus acuerdos negociados con los estándares del mercado y el rendimiento de otras compañías efectivamente. Esto es exactamente lo que Emburse Reshop ofrece. Proporciona los datos objetivos necesarios para eliminar tu dependencia de información potencialmente sesgada de los proveedores.

Para los viajes aéreos, una métrica clave es la Tarifa calificada más baja (LQF), que mide con precisión el valor de tu programa de vuelos comparando tus tarifas negociadas con las tarifas más bajas comparables disponibles en el mercado abierto. Para los hoteles, te permite comparar cómo tu programa se está desempeñando en comparación con los estándares del mercado y otras organizaciones.

Esta medición independiente te permite saber si realmente estás obteniendo el mejor precio y con qué frecuencia, proporcionándote las herramientas necesarias para optimizar tus gastos de viaje y negociar con confianza.

3. Análisis y estudios detallados aplicables

El verdadero valor de un enfoque basado en datos no reside solo en un informe, sino en el poder de actuar. Con los paneles de control en línea, las perspectivas de Emburse Reshop están disponibles al instante, transformando los datos brutos en un centro de mando en tiempo real para tu programa de viajes.

Estos paneles ofrecen una visión integral de métricas críticas, incluyendo ahorros potenciales, ahorros realizados y el rendimiento de tus acuerdos negociados a lo largo del tiempo. Los equipos de finanzas ahora pueden profundizar en categorías de gasto específicas, identificar tendencias emergentes y tomar decisiones proactivas basadas en datos. Por ejemplo, se puede analizar el gasto por departamento, ubicación o categoría para detectar anomalías o determinar el volumen exacto de gasto con un proveedor en particular, una perspectiva crucial para negociar tarifas más favorables.

Este nivel de detalle lleva a tu equipo más allá de la simple conciliación, permitiéndoles gestionar activamente los costos, optimizar su programa y promover estratégicamente el ahorro.

El poder de los datos imparciales: Tu ventaja de negociación sin igual

El verdadero factor de cambio radica en la perspectiva imparcial y externa que ofrece Emburse Reshop. Aunque la empresa de gestión de viajes (TMC) de una compañía podría ofrecer sus propios servicios de recontratación, a menudo no proporcionan análisis detallados de esta actividad, lo que dificulta la obtención de percepciones útiles. Generalmente, las TMC no quieren resaltar las discrepancias en las tarifas que ofrecen.

Emburse Reshop ofrece ahorros y análisis. Al demostrar la capacidad de cambiar de negocio fácilmente, por ejemplo, si se encuentran tarifas más bajas en estructuras similares cercanas, se mejora el poder de negociación y el poder de compra frente a los proveedores.

Estos datos objetivos le proporcionan una herramienta poderosa para:

• Definir u política de viajes.
• Identificar nuevas oportunidades de ahorro.
• Renegociar los términos para tener en cuenta los volúmenes de viaje modificados y mantener los contratos negociados.
• Asegurar mejores tarifas y condiciones con confianza, respaldado por datos verificables.

Garantizar confianza y cumplimiento

Más allá de los ahorros, Emburse comprende la importancia de la seguridad y el cumplimiento normativo. Emburse Travel Analytics está preparado para el GDPR y cumple con Privacy Shield, asegurando la protección de datos para tus operaciones globales. Además, la plataforma Emburse está certificada en seguridad y privacidad, incluyendo SOC1, SOC2, PCI DSS, ISO 27001 e ISO 27701. El sistema también ayuda con el cumplimiento de las regulaciones fiscales, ofreciendo características como almacenamiento ilimitado de recibos en la nube para auditorías y seguimiento del IVA para informes precisos de gastos en múltiples países. Con un estimado del 5% de los ingresos que se pierden típicamente por fraude a nivel mundial, y el fraude en gastos que representa el 14.5% de todo el fraude descubierto, la auditoría automatizada de Emburse Reshop juega un papel crucial en la reducción del gasto superfluo y el aumento del cumplimiento normativo.

Asegura el futuro de tu programa de viajes

Al aprovechar las completas capacidades de análisis de Emburse Reshop, no solo logras un ahorro de costos inmediato; también proteges a futuro tu programa de viajes, construyendo relaciones estratégicas con proveedores basadas en la transparencia y los datos. Esto permite que tu organización maximice el valor de cada viaje de negocios, impulse un impacto comercial sostenido y transforme el gasto de viaje en una ventaja estratégica.

¿Listo para convertir los datos de tus viajes en tu mejor herramienta de negociación? Descubre cómo Emburse Reshop puede potenciar a tu organización con información, perspectivas y control sin precedentes.