Gestión de gastos de fabricación

Pasar a un sistema sin papel significa informes más rápidos, menos tiempo de procesamiento y reembolsos más rápidos. Tanto los equipos financieros como los empleados de campo se benefician directamente de la evolución a un sistema sin papel. Equipos como Pharmacists Mutual Companies han ahorrado incluso unos 2.000 £ al año en gastos de envío al eliminar el procesamiento manual. Los sistemas sin papel también se adaptan mejor a las plantillas distribuidas. Contar con una herramienta basada en la nube permite a los equipos financieros de distintas ubicaciones acceder rápida y fácilmente a los gastos de la empresa. Cambiar a un software de informes de gastos fácil de usar lo simplifica todo.

Es fácil que los empleados extravíen un recibo mientras están de viaje. Busque un software de informe de gastos que permita la captura de recibos con la cámara de un smartphone, de modo que los empleados puedan capturar los recibos inmediatamente sin preocuparse de perderlos o extraviarlos. El software Emburse también rellena automáticamente la información del recibo. Esto significa que ni los empleados ni los miembros del equipo financiero tendrán que añadir la información de los recibos línea por línea, con el consiguiente ahorro de tiempo para todos.

Enviar el kilometraje a través de procesos manuales es inexacto en el mejor de los casos. Busque un software de gestión de gastos que permita a los empleados hacer un seguimiento de su kilometraje a través de Google Maps. Esta función le permitirá obtener un informe más preciso y evitará que los empleados tengan que registrar sus kilómetros manualmente. El seguimiento del kilometraje también ayuda a los equipos financieros a controlar el fraude en caso de que los empleados registren kilómetros extra para recibir dinero adicional. Tener una función integrada ayuda a eliminar este problema.

Las empresas manufactureras deben buscar software con una aplicación móvil que permita a sus empleados que están en movimiento y no siempre cerca de un ordenador. Los empleados que puedan crear informes de gastos de forma rápida y sencilla en el móvil tendrán menos motivos para retrasar sus informes de gastos. Tomemos como ejemplo VitaPlus, un fabricante de alimentos agrícolas que ahora reembolsa a sus empleados 14 días antes tras pasarse a Emburse. Los informes de gastos móviles significan que los equipos financieros pueden procesar y aprobar esos informes más rápidamente, mientras que los empleados estarán contentos de tener dinero en sus bolsillos antes que antes.

Las tarjetas virtuales permiten a los empleados acceder a una tarjeta de empresa sin necesidad de disponer de la tarjeta física. Los administradores financieros pueden crear y financiar tarjetas virtuales bajo demanda, accesibles a través de una aplicación móvil. De este modo, los equipos financieros pueden distribuir las tarjetas en función de la política de gastos y costes de la empresa, lo que permite un mejor control del gasto. Esto significa que es más fácil para los empleados comprar gastos conformes con la tarjeta de empresa y más fácil para los equipos financieros emitirlas.

Las organizaciones de fabricación tienen que abastecerse de nuevos socios cuando se producen interrupciones en el suministro. Con los informes de gastos manuales gestionados en sistemas independientes, no hay forma de realizar un seguimiento de los nuevos pedidos y socios. Los equipos financieros pueden tener más control y supervisión con un único sistema de solicitudes de compra. El cambio a un sistema automatizado también ofrece a los empleados la tranquilidad de saber que sus compras a un proveedor aprobado no incumplirán la política más adelante.