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Papierlos zu arbeiten bedeutet schnellere Berichte, weniger Bearbeitungszeit und schnellere Rückerstattung. Sowohl die Finanzteams als auch die Mitarbeiter, die unterwegs sind, profitieren direkt von der Umstellung auf ein papierloses System. Teams wie die Pharmacists Mutual Companies haben durch die Abschaffung der manuellen Bearbeitung sogar etwa 2.000 EUR pro Jahr an Portokosten eingespart.
Papierlose Systeme unterstützen auch verteilte Belegschaften besser. Mit einem cloudbasierten Tool können Finanzteams an verschiedenen Standorten schnell und einfach auf die Unternehmensausgaben zugreifen. Der Wechsel zu einer benutzerfreundlichen Reisekostenabrechnungssoftware macht alles einfacher.
Es kann leicht passieren, dass Mitarbeiter unterwegs einen Beleg verlegen. Suchen Sie nach einer Software für die Reisekostenberichterstattung, die die Erfassung von Belegen mit einer Smartphone-Kamera ermöglicht, damit die Mitarbeiter diese Belege sofort erfassen können und sich keine Sorgen machen müssen, sie zu verlieren oder zu verlegen.
Die Emburse-Software überträgt zudem automatisch Informationen aus der Quittung. Das bedeutet, dass weder die Mitarbeiter noch die Mitglieder des Finanzteams die Beleginformationen Zeile für Zeile ergänzen müssen, was allen Beteiligten viel Zeit spart.
Die Eingabe von Kilometern durch manuelle Prozesse ist im besten Fall ungenau. Finden Sie eine Reisekostenverwaltungssoftware, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihren Kilometerstand über Google Maps zu verfolgen.
Mit dieser Funktion erhalten Sie einen genaueren Bericht und verhindern, dass die Mitarbeiter ihre Kilometer manuell erfassen müssen. Die Verfolgung der zurückgelegten Kilometer hilft den Finanzteams auch bei der Kontrolle von Betrug, falls Mitarbeiter zusätzliche Kilometer aufzeichnen, um zusätzliches Geld zu erhalten. Eine integrierte Funktion hilft, dieses Problem zu beseitigen.
Fertigungsunternehmen sollten nach Software mit einer mobilen App Ausschau halten, die es ihren Mitarbeitern ermöglicht, auch unterwegs und nicht immer in der Nähe eines Computers zu sein. Mitarbeiter, die schnell und einfach Kostenberichte mobil erstellen können, haben weniger Grund, ihre Reisekostenberichte zu verzögern.
Nehmen Sie zum Beispiel VitaPlus, einen Hersteller von landwirtschaftlichen Lebensmitteln, der nach der Umstellung auf Emburse seine Mitarbeiter nun 14 Tage früher zurückerstattet. Mobile Reisekostenberichte bedeuten, dass die Finanzteams diese Berichte schneller bearbeiten und genehmigen können, während die Mitarbeiter froh sein werden, schneller wieder Geld in der Tasche zu haben als zuvor.
Fertigungsunternehmen müssen sich bei Versorgungsunterbrechungen bei neuen Partnern eindecken. Bei manuellen Reisekostenberichten, die in separaten Systemen abgewickelt werden, gibt es keine Möglichkeit, den Überblick über neue Anforderungen und Partner zu behalten.
Finanzteams können mit einem einzigen Bestellanforderungssystem mehr Kontrolle und Übersicht haben. Die Umstellung auf ein automatisiertes System gibt den Mitarbeitern auch die Gewissheit, dass ihre Einkäufe bei einem zugelassenen Lieferanten später nicht gegen die Richtlinien verstoßen.
Unternehmen in aller Welt setzen auf Emburse, um das Arbeiten angenehmer und effizienter zu machen.
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“Die Implementierung war fantastisch, und wir hätten es nicht anders machen wollen. Die Zusammenarbeit mit dem Team war während des gesamten Prozesses sehr einfach, und der hilfreichste Bestandteil war die Schulung vor Ort..”
Randi L. Senior Account Manager AP
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