KI-gestützte Ausgabenkontrolle
Emburse Assurance
Automatisieren Sie Ihre Spesen-Compliance mit KI. Emburse Assurance unterstützt Mitarbeitende bereits bei der Einreichung von Belegen in Echtzeit, reduziert Fehler und verdächtige Ausgaben und sorgt für transparente, sichere Abrechnungsprozesse im gesamten Unternehmen.
* Kundendaten werden niemals weitergegeben oder zum Training öffentlicher, externer oder Drittanbieter-KI-Modelle verwendet.
Warum KI für moderne Spesen-Compliance unverzichtbar ist
Fehler bei der Spesenabrechnung passieren im Arbeitsalltag schnell. Oft fehlen wichtige Informationen auf Belegen, Richtlinien werden unterschiedlich interpretiert oder Geschäftsausgaben versehentlich falsch eingereicht. Die Folge: unnötige Rückfragen, verzögerte Genehmigungen und Risiken, die in manuellen Prüfprozessen unbemerkt bleiben.
Vorher: Manuelle Prüfung und starre Regeln
Traditionelle Prüfprozesse für Spesen und Reisekosten sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Finanz- und Revisionsteams prüfen Belege erst nach der Einreichung – häufig manuell und auf Basis statischer Regeln. Mit wachsendem Belegvolumen stoßen diese Prozesse schnell an ihre Grenzen. Betrug, unnötige Ausgaben oder Verstöße gegen Richtlinien bleiben dadurch leichter unentdeckt.
Das Ergebnis: Hoher manueller Aufwand, langsame Abrechnungsprozesse und wertvolle Ressourcen, die für Korrekturen statt für strategisches Ausgabenmanagement eingesetzt werden.
Nachher: KI-gestützte Spesen-Compliance in Echtzeit
Mit Emburse Assurance werden Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung intelligent automatisiert. Die KI analysiert Belege bereits während der Einreichung, erkennt Auffälligkeiten frühzeitig und unterstützt Mitarbeitende in Echtzeit bei der Einhaltung von Richtlinien.
Finanzteams erhalten mehr Transparenz über Geschäftsausgaben, reduzieren Prüfaufwand und verbessern die Kontrolle über ihre Abrechnungsprozesse – auch bei hohem Volumen.
Das Ergebnis: Konsistente Compliance, effizientere Prozesse und mehr Sicherheit bei allen Unternehmensausgaben.
Compliance in jedem Schritt
Fügen Sie eine leistungsstarke Ebene intelligenter Compliance hinzu, um Ausgaben während des gesamten Spesenprozesses proaktiv richtlinienkonform zu halten.
Emburse Assurance arbeitet ergänzend zu Ihren bestehenden Richtlinien und analysiert Belege vor und nach der Einreichung. Es verhindert Fehler, unterstützt Mitarbeitende in Echtzeit und hilft Finanz- und Revisionsteams, sich auf tatsächliche Risiken statt auf unnötigen Prüfungsaufwand zu konzentrieren.
Fehlerfreie Spesenabrechnungen von Anfang an
Mit intelligenten Echtzeitwarnungen und automatischen Prüfungen unterstützt Emburse Assurance Mitarbeitende bereits vor der Einreichung von Spesen und Reisekosten. Fehlerhafte Angaben, fehlende Informationen oder Verstöße gegen Richtlinien werden sofort erkannt – bevor zusätzlicher Prüfaufwand entsteht.
Das reduziert Nachbearbeitungen, beschleunigt Abrechnungsprozesse und sorgt für eine höhere Compliance bei Geschäftsausgaben.
Mehr Transparenz und Sicherheit für Prüfer
Emburse Assurance analysiert Belege automatisch und markiert auffällige oder risikobehaftete Ausgaben. Finanz- und Genehmigungsteams erkennen dadurch schneller ungewöhnliche Spesen oder potenzielle Richtlinienverstöße und können sich gezielt auf relevante Risiken konzentrieren.
Auch fremdsprachige Belege werden automatisch übersetzt, damit wichtige Details in der Reisekostenabrechnung nicht übersehen werden.
Aus Prüfdaten wird intelligentes Ausgabenmanagement
Die KI-gestützte Risikoanalyse liefert Finanz- und Audit-Teams wertvolle Einblicke in Muster, Schwachstellen und Compliance-Risiken innerhalb ihrer Abrechnungsprozesse.
So können Unternehmen interne Kontrollen gezielt optimieren, Richtlinien konsequenter durchsetzen und ihr Ausgabenmanagement langfristig verbessern – direkt in Emburse.
Erste Schritte
Erste Schritte mit Emburse Assurance
Reduzieren Sie Fehler, Betrug und unnötigen Prüfaufwand, bevor sie Ihre Abrechnungsprozesse und Geschäftsausgaben belasten. Mit KI-gestützter Spesen-Compliance automatisieren Sie die Kontrolle von Reisekosten und Spesenabrechnungen, stärken Ihre Richtlinientreue und entlasten Finanzteams nachhaltig.
Gewinnen Sie mehr Transparenz, Sicherheit und Zeit für strategisches Ausgabenmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Während herkömmliche Regeln Felder nur nach starren Kriterien prüfen – etwa ob ein Betrag unter einem Ausgabenlimit liegt oder ein Beleg angehängt ist –, nutzt Emburse Assurance KI, um eine intelligente Einhaltung von Spesenrichtlinien zu ermöglichen, indem vollständige Belegbilder im Hinblick auf Kontext, Echtheit und Genauigkeit überprüft werden.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Richtlinien, die nicht erkennen können, ob Angaben manipuliert wurden oder ob eine Ausgabe im jeweiligen Kontext sinnvoll ist, hilft Emburse Assurance dabei, unnötige, riskante oder betrügerische Ausgaben daran zu hindern, an Genehmigenden oder Prüfern vorbeizurutschen.
Um die Einhaltung von Spesenrichtlinien zu maximieren und die Arbeitsbelastung der Prüfer zu verringern, erkennt das System verschiedene Arten von Risiken in zwei unterschiedlichen Phasen:
- Vor der Einreichung: Es markiert fehlerhafte oder unvollständige Belege, fehlenden geschäftlichen Kontext und Ausgaben außerhalb der Richtlinien, etwa private Posten, die mit geschäftlichen Ausgaben vermischt sind, um unnötigen Verwaltungsaufwand zu vermeiden.
- Nach der Einreichung: Es deckt eine Vielzahl von risikoreichen Aktivitäten auf, darunter manipulierte oder gefälschte Belege, doppelte Ausgaben, Ausgaben außerhalb der regulären Arbeitszeiten, ungewöhnliche Beträge und Bedenken hinsichtlich der Seriosität von Anbietern
Standard-OCR-Technologie extrahiert nur Text. Emburse Assurance interpretiert die Details von Belegbildern im Kontext, um ihre Echtheit und Genauigkeit zu überprüfen. Es analysiert einzelne Positionen, Händler, Beträge und Kategorisierungsmuster und kann sogar fremdsprachige Belege übersetzen, um Compliance-Verstöße aufzudecken, die bei manuellen Prüfungen oder durch einfache Textextraktion unentdeckt bleiben würden.
Ja. Emburse Assurance hilft, den manuellen Aufwand zu reduzieren, indem es durch proaktive Hinweise und Warnungen vor dem Einreichen häufige Fehler frühzeitig erkennt. So wird der Verwaltungsaufwand reduziert, der Prüfungen normalerweise verlangsamt oder Audit-Teams überlastet. Indem höhere Risikokosten nach der Einreichung erkannt werden, können Genehmigende und Prüfer ihre Zeit auf tatsächliche Risiken und Betrugsfälle konzentrieren, statt jede einzelne Transaktion mit geringem Risiko im Detail zu prüfen.
Emburse Assurance bietet Mitarbeitenden während der Erfassung von Belegen und beim Erstellen von Spesenabrechnungen in Echtzeit Hinweise und Feedback vor dem Einreichen. Indem Richtlinienverstöße, fehlende Angaben oder Probleme mit Belegen sofort hervorgehoben werden, hilft es Mitarbeitenden, Fehler vor der Einreichung zu korrigieren und so den Zeitaufwand und die Nacharbeit zu vermeiden, die häufig mit strenger Spesen-Compliance einhergehen.
Assurance liefert risikobasierte Erkenntnisse und Risikobewertungen auf Berichtsebene, damit Finanzteams Muster, wiederkehrende Probleme und Richtlinienlücken erkennen können. Diese Erkenntnisse unterstützen gezieltere Prüfungen, eine bessere Feinabstimmung von Richtlinien und eine langfristig verbesserte Compliance.
Ja. Emburse Assurance ist direkt in die Emburse Plattform integriert, sodass Ausgabenkontrollen zur Compliance unmittelbar in Ihren bestehenden Workflows für Spesenerfassung, Erstattung und Genehmigung stattfinden. Es sind keine separaten Logins oder zusätzlichen Tools erforderlich, wodurch alle Daten in einem einzigen, sicheren System bleiben.
Ja. Um eine umfassende Transparenz zu unterstützen, führt Emburse Assurance intelligente Prüfungen sowohl bei Kreditkartentransaktionen als auch bei Erstattungen durch. Diese Flexibilität ermöglicht Finanzteams eine einheitliche Einhaltung von Spesenrichtlinien und Kontrolle über alle Ausgabenarten – unabhängig davon, wie Ausgaben getätigt werden. So haben Finanzteams bei allen Ausgabenarten das gleiche Maß an Transparenz und Kontrolle.
Nein. Kundendaten verbleiben innerhalb von Emburse und werden nicht zum Trainieren externer oder Drittanbieter-KI-Modelle verwendet. Emburse Assurance basiert auf einer KI-Plattform in Enterprise-Qualität, die zum Schutz sensibler Daten entwickelt wurde. Die Daten werden zwar verarbeitet, um Erkenntnisse zu liefern, aber sie werden niemals weitergegeben oder zum Trainieren öffentlicher Modelle verwendet.