Allianz Partners nutzte Emburse, um die Reisekostenabrechnung zu optimieren

Herausforderung

Im Rahmen einer unternehmensweiten Initiative zur Steigerung der betrieblichen Effizienz identifizierte das Finanzteam von Allianz Partners North America das Ausgabenmanagement als verbesserungswürdigen Bereich. Neben möglichen Zeiteinsparungen sah das Team auch die Chance, die Mobilität zu erhöhen und Risiken zu reduzieren.

Allianz Partners nutzte für die Spesenabrechnung ein papierbasiertes System aus Excel-Tabellen und beigefügten Belegen. Jede Spesenabrechnung musste von einem Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung manuell geprüft und erfasst werden, was jede Woche einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nahm. Gleichzeitig verbrachte die Finanzabteilung viele Stunden damit, die Spesenabrechnungen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprachen.

Auf der Suche nach einer besseren Lösung prüfte das Unternehmen mehrere Anbieter für das Ausgabenmanagement und bewertete sie systematisch anhand von zehn zentralen Kriterien. Emburse erzielte in allen Bereichen die höchste Punktzahl, und Allianz Partners war überzeugt, dass die Lösung seine Ziele in puncto Effizienz und Compliance unterstützen würde.

„Mit Emburse konnten wir die Bearbeitungszeit für Spesenabrechnungen um 90 % reduzieren. Was früher acht Stunden dauerte, ist jetzt in nur 20 Minuten erledigt.“ – Steve Watson, Analyst für Buchhaltungsprozesse

Emburse Lösung

Nach der Implementierung der Lösung stellte das Finanzteam von Allianz Partners sofortige Verbesserungen fest. Die in der Lösung konfigurierten Geschäftsregeln sorgten für mehr Kontrolle, da sie die Richtlinien automatisch durchsetzten. Dadurch ließen sich Compliance-Verstöße leicht erkennen und in den meisten Fällen vollständig vermeiden. Besonders bemerkenswert: Mit Emburse konnte das Team den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen um 90 % reduzieren – eine Aufgabe, die zuvor acht Stunden pro Woche in Anspruch nahm, war nun in nur 20 Minuten erledigt.

Auch die Benutzerfreundlichkeit verbesserte sich erheblich. Das Einreichen von Spesenabrechnungen wurde zu einem schnellen, einfachen und reibungslosen Vorgang. Ein Geschäftsreisender berichtete: „Früher brauchte ich bis zu zwei Stunden, um eine Spesenabrechnung fertigzustellen. Heute erledige ich das in wenigen Minuten auf meinem Smartphone.“ Darüber hinaus können Führungskräfte Spesenabrechnungen von jedem Gerät aus prüfen und genehmigen. Dadurch werden Auslagen deutlich schneller erstattet und die Mitarbeitenden sind zufriedener.

Ergebnis

Laden Sie die Fallstudie herunter und erfahren Sie mehr über die beeindruckenden Effizienzsteigerungen bei Allianz Partners.

• Bearbeitungszeit für Spesenabrechnungen um 90 % reduziert
• Weniger Fehler und ein geringeres Risiko von Doppelzahlungen
• Durchgesetzte Richtlinien und verbesserte Transparenz bei Compliance-Problemen
• Reisende und Genehmigende mit einer mobilen Lösung unterstützen