Das Modehaus Vivienne Westwood hat bürokratische Hürden gegen kreative Freiheit eingetauscht

Bei Vivienne Westwood, einem globalen Modehaus, das von Kreativität und Dynamik geprägt ist, mussten Mitarbeiterausgaben in verschiedenen Regionen schnell, transparent und abgestimmt verwaltet werden. Angesichts enger Zeitpläne und komplexer interner Abläufe arbeitete das Unternehmen mit Emburse zusammen, um die Spesenabrechnung zu modernisieren.

Das Ergebnis: ein optimierter, vereinfachter Prozess, der weltweit fristgerecht eingeführt wurde und bereit ist, die jüngste Transformation des Unternehmens zu unterstützen.

Herausforderung

In einem Geschäftsfeld, das von globaler Mobilität geprägt ist – Modenschauen, Lieferantenbesuche, Filialbetrieb und Geschäftsreisen des Managements – besteht die Aufgabe eines Travel Managers in der ständigen Koordination.

Für Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager bei Vivienne Westwood, bestand die Herausforderung nicht nur darin, Geschäftsreisen zu organisieren, sondern auch darin, alles zu bewältigen, was danach kommt: Spesen, Genehmigungen und Berichte – und das in einer dezentral aufgestellten Organisation mit sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen.

Und für das Unternehmen stand viel auf dem Spiel. Ein neues Spesenabrechnungssystem musste im gesamten Konzern eingeführt, zwischen den IT-Teams und den britischen Geschäftsbereichen abgestimmt und unter engem Zeitdruck bereitgestellt werden.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

Koordinierung einer globalen Einführungüber mehrere Regionen und Stakeholder hinweg
Bewältigung straffer Implementierungspläneüber IT- und Business-Teams hinweg
Mitarbeiterschulungen im großen Maßstabbei gleichzeitiger Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs
Sich in komplexen internen Prozessen zurechtfinden und mit organisatorischen Besonderheiten umgehen
Fragmentierte Systeme ersetzenund Abläufe in der Spesenabrechnung

Dies war eine Transformationsinitiative – eine, die reibungslos, schnell und weltweit umgesetzt werden musste.

Warum Emburse

Vivienne Westwood brauchte einen Partner, der mit ihrem Tempo mithalten konnte: schnell, präzise und im Einklang mit der Komplexität der realen Welt.

Sie entschieden sich für Emburse, weil es etwas vereinfacht, das oft unnötig verkompliziert wird: das Ausgabenmanagement. Genauso wichtig war, dass Emburse einen menschlichen, pragmatischen Ansatz für die Implementierung mitbrachte, das Team dort abholte, wo es stand, und es Schritt für Schritt durch den Prozess führte.

Von Anfang an lag der Schwerpunkt der Partnerschaft auf der Umsetzung: klare Kommunikation, praktische Unterstützung und ein gemeinsames Engagement dafür, es richtig zu machen.

„Trotz der engen Fristen … ist es uns gelungen, sie einzuhalten, alle Mitarbeitenden zu schulen und das Projekt auszurollen … mit sehr positiven Ergebnissen.“ — Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager bei Vivienne Westwood

Lösungs-Highlights

Mit Emburse hat Vivienne Westwood auf einen effizienteren und skalierbareren Ansatz für das Ausgabenmanagement umgestellt:

Einheitliche Spesenabrechnung im gesamten globalen Unternehmen
Vereinfachte Workflows, die Reibungsverluste für Mitarbeitende und Genehmigende reduzieren
Strukturiertes Schulungsprogramm zur unternehmensweiten Einführung
Koordinierte Einführung, abgestimmt zwischen IT- und regionalen Teams
Engagierte Implementierungsunterstützung für eine termingerechte Bereitstellung

Das Ergebnis war eine intuitivere Möglichkeit, die Ausgaben im gesamten Unternehmen zu verwalten.

Menschzentrierte geschäftliche Wirkung

In der Modebranche treiben Tempo und Kreativität alles voran. Verwaltungsaufwand bremst beides aus.

Indem Vivienne Westwood das Ausgabenmanagement vereinfacht hat, hat das Unternehmen seinen Teams Zeit zurückgegeben, die sie nun in Design und Zusammenarbeit investieren können. Für Travel Manager, Finanzteams und Mitarbeitende ist die Veränderung dezent, aber wirkungsvoll: weniger Hürden, klarere Prozesse und mehr Vertrauen darin, wie Ausgaben gesteuert werden.

Heute zeigt sich die Auswirkung im täglichen Arbeitsrhythmus. Paolo jagt nicht mehr Belegen hinterher und muss sich nicht mehr durch uneinheitliche Prozesse kämpfen; stattdessen liegt der Schwerpunkt nun auf Koordination, Transparenz und Kontrolle.

Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:

Erfolgreiche globale Einführung termingerecht umgesetzt
Umfassende Mitarbeiterschulung abgeschlossenim Vorfeld der Ziele zur Einsatzbereitschaft 2026
Vereinfachte Spesenabrechnungim gesamten Unternehmen
Verbesserte Abstimmungzwischen IT und geschäftlichen Stakeholdern
Starke interne Akzeptanz und positive frühe Ergebnisse

Für Vivienne Westwood stellt Emburse einen grundlegenden Schritt hin zu einer umfassenderen Vereinfachung der Abläufe dar.

Das Team von Emburse verfolgte einen pragmatischen, praxisnahen Ansatz, um die Gegebenheiten der internen Umgebung von Vivienne Westwood zu verstehen und sich entsprechend anzupassen. Diese Kombination aus Fachkompetenz und Anpassungsfähigkeit trug entscheidend dazu bei, dass die Einführung nicht nur erfolgreich, sondern auch nachhaltig war.