Software de gestão de viagens de negócios

A gestão de viagens de negócios refere-se à gestão e coordenação das deslocações profissionais realizadas pelos colaboradores de uma determinada organização. Inclui várias tarefas, como o planeamento das viagens, a reserva de voos e alojamento, a organização dos transportes, a gestão das políticas de viagens e o cumprimento das diretrizes e dos orçamentos da empresa. O objetivo da gestão de viagens de negócios é agilizar todos os processos relacionados com a viagem, controlar as despesas, garantir a segurança e a satisfação dos colaboradores e otimizar a eficiência e a produtividade associadas às deslocações.

O controlo das despesas da empresa é mais fácil se forem aplicados certos métodos, por exemplo:

• Utilizar um software de gestão de despesas: Um software de gestão de viagens e despesas permite à tua organização automatizar o registo de despesas, a digitalização de recibos, a categorização dos gastos e as respetivas imputações. Manter um registo digital: Digitalizar os recibos, faturas e qualquer documento relacionado com as despesas através de aplicações de digitalização ou sistemas de gestão documental.
• Utilizar rastreadores de quilometragem: Usa aplicações de controlo de quilometragem para registar e calcular com precisão a distância percorrida nas deslocações da organização.
• Aplicar políticas de despesas: Definir políticas de despesas claras que indiquem quais despesas são reembolsáveis, o processo para as justificar e os limites de despesa.
• Conciliar regularmente a informação sobre despesas: Revê e concilia regularmente a informação sobre despesas para garantir a sua exatidão e detetar discrepâncias ou possíveis áreas de melhoria.
• Organizar a documentação relativa às despesas: Mantém um sistema organizado de armazenamento e classificação dos documentos relacionados com as despesas, para que possam ser facilmente recuperados e auditados.

Numa viagem de negócios, costumam ser considerados como despesas da empresa os seguintes itens

• Transporte: Os custos associados a voos, comboios, aluguer de carros, táxis ou serviços de partilha de viagens para fins profissionais.
• Alojamento: As despesas relacionadas com estadias em hotéis durante a viagem de negócios.
• Refeições: As despesas com comida e bebida em que se incorre durante a viagem de trabalho.
• Atividades: Despesas de reuniões com clientes, eventos de networking ou outras atividades relacionadas com a empresa.
• Comunicações: Chamadas telefónicas, internet ou outros serviços de comunicação necessários para fazer negócios durante a viagem.
• Circunstanciais: Despesas diversas como gorjetas, estacionamento, taxas de bagagem ou vistos que estejam diretamente relacionadas com a viagem de trabalho.
• Outras despesas específicas: Despesas diretamente relacionadas com o objetivo da viagem de negócios, como taxas de inscrição em conferências, aluguer de equipamentos ou materiais relacionados com a empresa.

É importante consultares as políticas e diretrizes de despesas da tua empresa para determinar que despesas específicas são permitidas na tua viagem, bem como quaisquer limites de gastos aplicáveis.

As despesas faturáveis são aquelas em que se incorre durante uma viagem de negócios e que podem ser cobradas diretamente a um cliente. São despesas cujo reembolso costuma vir do cliente e podem incluir custos de transporte, alojamento, refeições e atividades diretamente relacionadas com reuniões com o cliente ou com os seus projetos.

As despesas não faturáveis são aquelas que não podem ser cobradas diretamente ao cliente. É normalmente a empresa que suporta estes custos, que podem dever-se a reuniões internas de equipa, sessões de formação ou despesas resultantes de atividades não relacionadas com clientes durante a viagem de negócios.

É importante consultar as políticas e diretrizes da empresa para perceber como são geridas tanto as despesas de viagem faturáveis como as não faturáveis e que documentação deve ser apresentada para justificar um reembolso ou uma faturação.

De seguida, indicamos algumas formas de ajudar a poupar dinheiro nas viagens de negócios:

• Planeia: Reserva voos e alojamento com antecedência suficiente para beneficiares de tarifas mais baixas.
• Promove a responsabilidade nas despesas: transmite à equipa a importância de controlar os gastos ao organizar a viagem, por exemplo, optando por voos económicos ou pernoitando em alojamentos a preços razoáveis.
• Tira partido dos programas de recompensas: Utiliza os programas de fidelização oferecidos pelas companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguer de automóveis para acumular pontos ou milhas que possam ser trocados em viagens futuras.
• Aplica políticas de viagem: Define políticas e diretrizes que estabeleçam quais despesas são permitidas, qual é o limite de gasto e quais são os fornecedores ou plataformas de reserva preferenciais.
• Promove as reuniões virtuais: sempre que possível, apresenta as ferramentas de videoconferência como alternativa às reuniões presenciais, de forma a reduzir os custos e o impacto ambiental das deslocações.
• Negocia tarifas: Negocia tarifas corporativas com hotéis, companhias aéreas ou empresas de aluguer de carros para garantirem preços reduzidos nas vossas viagens de trabalho.
• Controla e analisa as despesas: revê e analisa regularmente as despesas de viagem para identificar oportunidades de poupança, analisar padrões de gasto e tomar decisões informadas relativamente aos orçamentos e às políticas de viagens.

Com estas estratégias, as empresas podem gerir eficazmente as despesas e otimizar a poupança sem, por isso, comprometer a qualidade da viagem.

Um software de gestão de viagens oferece várias vantagens às empresas, tais como:

• Processos de reserva mais ágeis: O software de gestão de viagens simplifica o processo de reserva, facilitando à equipa a pesquisa e a reserva de voos, hotéis e carros de aluguer a partir de uma única plataforma, o que se traduz numa poupança de tempo e esforço.
• Controlo de custos: Com o software de gestão de viagens, as empresas podem aplicar as políticas de viagens, definir limites de despesa e aceder a tarifas negociadas, garantindo assim o controlo de custos e o cumprimento das restrições orçamentais.
• Aplicação das políticas: O software de gestão de viagens permite às empresas definir e aplicar políticas de viagens, garantindo que os colaboradores cumpram as diretrizes e efetuem as reservas em conformidade com a regulamentação.
• Acompanhamento e relatórios de despesas: O software de gestão de viagens costuma integrar-se com os sistemas de gestão de despesas, o que facilita o controlo dos gastos relacionados com as viagens e permite gerar relatórios detalhados para reembolsos e análises financeiras.
• Maior visibilidade e transparência: com um software de gestão de viagens, as empresas dispõem de informação em tempo real sobre as reservas e as despesas de viagem, o que lhes permite monitorizar e gerir de forma eficaz as atividades relacionadas.
• Dever de cuidado: O software de gestão de viagens pode ajudar a garantir a segurança da equipa através de alertas sobre a viagem, fornecendo dados de contacto em caso de emergência e através de funcionalidades de localização dos viajantes.
• Análises e conhecimento estratégico: O software de gestão de viagens oferece funcionalidades de análise e de elaboração de relatórios, permitindo às empresas obter conhecimento estratégico sobre padrões, despesas e tendências de viagens, o que, por sua vez, facilita uma melhor tomada de decisões e a otimização de custos.

O custo médio de uma viagem de negócios pode variar bastante em função de vários fatores, como o destino, a duração, o objetivo, o setor e as políticas da empresa. Segundo diversos estudos e relatórios, uma viagem nacional nos Estados Unidos pode situar-se, em média, entre 1.000 e 2.500 dólares por viajante, incluindo voos, hotel, refeições, deslocações e despesas diversas. As viagens internacionais tendem a ser mais caras, com uma despesa média entre 3.000 e 5.000 dólares por viajante.