En tant que Travel Manager, vous êtes à l'avant-garde pour assurer le bien-être de vos employés tout en optimisant les dépenses de l'entreprise. Dans l'environnement commercial mondial dynamique d'aujourd'hui, en particulier lorsqu'il s'agit de voyages au Royaume-Uni et dans l'UE, cette double responsabilité n'a jamais été aussi difficile. Le voyage d'affaires se redresse, avec des dépenses mondiales prévues pour atteindre 1,6 billion de livres (2 billions de dollars) dans les trois prochaines années, pourtant les pressions inflationnistes continuent d'apporter de l'incertitude et un besoin d'améliorations stratégiques des processus. La question est : Votre devoir de diligence suit-il le rythme constant des fluctuations des prix et des politiques de voyage ?
La nature imprévisible des voyages d'affaires modernes
Le monde des voyages d'affaires est tout sauf statique. Les prix des hôtels et des billets d'avion baissent souvent après qu'une réservation a été effectuée. Les voyageurs peuvent réserver par inadvertance en dehors des politiques établies, ou pire encore, il se peut que les tarifs négociés ne soient pas proposés au point de vente. Cette fluctuation constante, associée à l'évolution des pratiques commerciales, à l'innovation technique et à l'incertitude climatique, entraîne des perturbations fréquentes.
Pour vous, cela signifie un effort continu pour :
- Identifiez des améliorations stratégiques de processus pour rehausser l'expérience de voyage globale tout en optimisant la conformité à la politique de voyage et le contrôle des dépenses.
- Assurez une communication claire sur les lieux de voyage sûrs, les exigences réglementaires et les mises à jour de la politique de voyage d'entreprise.
- Priorisez la santé et le bien-être de chaque voyageur d'affaires en mettant en place un programme de gestion de voyages efficace qui préserve leur bien-être physique et mental.
Ces complexités affectent directement vos obligations de diligence, qui comprennent la fourniture d'une plateforme de gestion de voyage claire, la mise à disposition des voyageurs d'informations en temps réel, et l'assurance qu'ils savent comment obtenir de l'aide pendant leur déplacement.
L'impératif du devoir de protection dans un monde dynamique
Vos employés s'attendent à une expérience fluide et centrée sur le mobile dans leur vie professionnelle, à l'image de la simplicité qu'ils trouvent dans les applications personnelles. Ils doivent pouvoir réserver et modifier des voyages, télécharger des reçus et s'intégrer à d'autres solutions sans effort. De plus, leur bien-être physique et mental pendant les déplacements est primordial, ce qui vous oblige à fournir des outils pour évaluer les risques de voyage, proposer des programmes de bien-être et offrir des ressources pour la santé mentale.
Il ne s'agit pas seulement de conformité ; c'est aussi une question de satisfaction et de fidélisation des employés. Offrir de la flexibilité dans les achats de voyages, comme assouplir les exigences du tarif le plus bas pour des vols plus pratiques, peut considérablement augmenter le bonheur des employés et avoir un impact positif sur la rétention à long terme. Cependant, gérer manuellement ces facteurs dynamiques tout en assurant la conformité et le contrôle des coûts est une tâche colossale.
L'avantage Emburse Reshop : Automatisation de l'obligation de diligence et des économies
C'est là que Emburse Reshop devient un atout indispensable pour les gestionnaires de voyages. Il est conçu pour fournir une surveillance et une réorganisation quotidiennes entièrement automatisées et permanentes pour les vols et les hôtels, garantissant les tarifs les plus bas possibles et maximisant les économies. Plus important encore pour le devoir de protection, Emburse Reshop offre des économies ET des analyses impartiales.
Voici comment Emburse Reshop renforce votre devoir de diligence :
- Conformité continue, automatisée : Emburse Reshop recherche automatiquement des économies sur chaque réservation, tous les jours. Si un tarif inférieur est trouvé, il annule automatiquement le tarif plus élevé et réserve à nouveau les voyageurs au meilleur prix sans intervention manuelle. Cela garantit que même lorsque les itinéraires changent pour réaliser des économies (comme une opportunité d'économiser 69 £ (86 $) par nuit pour les hôtels), vos voyageurs sont toujours réservés conformément à la politique et disposent des informations d'itinéraire à jour.
- Des informations exploitables pour une gestion proactive : Vous bénéficiez d'un accès à des tableaux de bord en ligne et à des informations exploitables sur le potentiel d'économies, les économies réalisées, la performance du système au fil du temps, ainsi que la performance de vos hôtels et tarifs négociés. Ces données sont cruciales pour prendre des décisions éclairées, ajuster proactivement les politiques et améliorer vos stratégies de devoir de protection.
- Surveillance impartiale par un tiers : Contrairement aux entreprises de gestion de voyages (TMC) qui "ne souhaitent généralement pas mettre en évidence les écarts dans les tarifs qu'elles proposent", Emburse offre une perspective tierce et des analyses impartiales. Cela garantit que les décisions de réévaluation sont uniquement axées sur la maximisation des économies et la conformité, sans conflits d'intérêts.
- Levier de négociation renforcé : En surveillant et en comparant les accords négociés par rapport aux normes du marché, Emburse Reshop fournit des données objectives qui renforcent vos futures négociations avec les fournisseurs. La capacité à démontrer que vous pouvez "changer de part" en trouvant des tarifs inférieurs dans des établissements similaires augmente votre levier de négociation et votre pouvoir d'achat.
- Contrôles de politique personnalisables : Reshop permet de définir des spécifications de réréservation personnalisables en fonction du lieu, du département, de la chaîne hôtelière, du niveau du personnel et d'autres critères. Cette flexibilité garantit que même avec des modifications automatisées, les politiques sont appliquées de manière cohérente, réduisant les dépenses hors politique et renforçant la conformité.
- Portée mondiale et sécurité des données : Emburse propose une solution globale et est conforme au RGPD et au Privacy Shield, répondant ainsi aux préoccupations cruciales de protection des données pour les voyages au Royaume-Uni/UE.
Emburse, reconnu comme un leader des solutions de voyage et de gestion des dépenses activées par l'IA, fournit un logiciel de gestion de voyage complet, hautement automatisé et conçu pour les appareils mobiles. Cet engagement envers des solutions "à l'épreuve du futur" signifie que vous avez accès aux technologies "les plus récentes et les plus performantes", assurant ainsi que votre programme de devoir de vigilance reste agile face aux conditions changeantes.
Pérenniser votre programme de voyage
En intégrant des solutions telles que Emburse Reshop, vous transformez votre programme de voyage en un moteur de profit, et non plus en un simple centre de coûts. Cela vous permet d'offrir efficacité, gain de temps, meilleure visibilité financière, renforcement du contrôle et de la conformité des dépenses, et d'améliorer l'ensemble de l'expérience de voyage d'affaires. Cela signifie que vos employés bénéficient de confiance et de commodité lors de la réservation, et d'un processus simple pour enregistrer et soumettre les dépenses, tout en restant connectés et en sécurité.
Ne laissez pas les complexités des voyages dynamiques compromettre votre devoir de protection. Découvrez comment Emburse Reshop peut fournir l'automatisation, les insights et le contrôle nécessaires pour protéger vos voyageurs et optimiser vos dépenses de déplacement.
Prêt à garantir que votre devoir de diligence est réellement prêt pour l'avenir ? Découvrez-en plus sur Emburse Reshop et son impact transformateur sur les voyages d'affaires.