LOGICIEL DE GESTION DES VOYAGES

La gestion des voyages d'affaires concerne la gestion et la coordination des déplacements professionnels effectués par les employés d'une organisation donnée. Elle comprend diverses tâches telles que la planification des voyages, la réservation de vols et d'hébergements, l'organisation des transports, la gestion des politiques de voyage et le respect des directives et budgets de l'entreprise. L'objectif de la gestion des voyages d'affaires est de rationaliser l'ensemble des processus de voyage, de contrôler les dépenses, d'assurer la sécurité et la satisfaction du personnel et d'optimiser l'efficacité et la productivité liées aux voyages.

La gestion des dépenses de l'entreprise est facilitée par l'application de certaines méthodes, par exemple :

• Utiliser un logiciel de gestion des dépenses : Un logiciel de gestion des voyages et dépenses permet à votre organisation d'automatiser le suivi des dépenses, la numérisation des reçus, la catégorisation des dépenses et les allocations. Tenir un registre numérique : Numériser les reçus, factures et tout document lié aux dépenses à l'aide d'applications de numérisation ou de systèmes de gestion de documents.
• Utiliser des traceurs de kilométrage : Utilisez des applications de suivi de kilométrage pour enregistrer et calculer avec précision la distance parcourue lors des déplacements de l'organisation.
• Appliquer des politiques de dépenses : Établir des politiques de dépenses claires indiquant quels frais sont remboursables, le processus pour les justifier et les limites de dépenses.
• Rapprochez régulièrement les informations sur les dépenses : Vérifiez et rapprochez régulièrement les informations sur les dépenses pour assurer leur exactitude et détecter des divergences ou des domaines potentiels d'amélioration.
• Organiser la documentation relative aux dépenses : Maintenez un système de stockage et de classement organisé pour les documents liés aux dépenses afin qu'ils puissent être facilement récupérés et audités.

Lors d'un voyage d'affaires, les dépenses suivantes sont généralement considérées comme des frais d'entreprise

• Transport : Les coûts associés aux vols, trains, voitures de location, taxis ou services de covoiturage à des fins professionnelles.
• Hébergement : Les dépenses liées aux séjours hôteliers pendant le voyage d'affaires.
• Repas : Les dépenses de nourriture et de boisson engagées pendant le voyage d'affaires.
• Activités : Dépenses pour les réunions avec les clients, événements de réseautage ou autres activités liées à l'entreprise.
• Communication : Appels téléphoniques, internet ou autres services de communication nécessaires pour les affaires pendant le voyage.
• Frais divers tels que pourboires, frais de stationnement, taxes de bagages ou visas directement liés au voyage d'affaires.
• Autres dépenses spécifiques : Dépenses directement liées à l'objectif du voyage d'affaires, telles que les frais d'inscription à des conférences, la location d'équipement ou de matériel lié à l'entreprise.

Il est important que vous consultiez les politiques et directives de dépenses de votre entreprise pour déterminer quels frais spécifiques sont autorisés pour votre voyage, ainsi que toute limite de dépense applicable.

Les dépenses facturables sont celles engagées lors d'un voyage d'affaires et qui peuvent être directement répercutées sur un client. Ce sont des dépenses dont le remboursement provient généralement du client et peuvent inclure les frais de transport, d'hébergement, de repas et d'activités directement liées aux réunions avec le client ou à ses projets.

Les dépenses non facturables sont celles qui ne peuvent pas être directement répercutées sur le client. C'est généralement l'entreprise qui prend en charge ces dépenses, qui peuvent être dues à des réunions internes de l'équipe, à des sessions de formation ou à des dépenses occasionnées par des activités non liées aux clients pendant le voyage d'affaires.

Il est important de consulter les politiques et directives de l'entreprise pour comprendre comment sont gérées les dépenses de voyage facturables et non facturables et quelle documentation doit être présentée pour justifier un remboursement ou une facturation.

Voici quelques méthodes qui aident à économiser de l'argent sur les voyages d'affaires :

• Planifiez : Réservez vos vols et hébergements suffisamment à l'avance pour bénéficier de tarifs plus avantageux.
• Encouragez la responsabilité des dépenses : Sensibilisez le personnel à l'importance de surveiller les dépenses lors de l'organisation du voyage, en choisissant par exemple des vols économiques ou en séjournant dans des hébergements à prix raisonnables.
• Profitez des programmes de récompenses : Utilisez les programmes de fidélité proposés par les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de location de voitures pour accumuler des points ou des kilomètres échangeables contre des voyages futurs.
• Appliquez des politiques de voyage : Établissez des politiques et des directives qui définissent les dépenses autorisées, la limite de dépenses et les fournisseurs ou plateformes de réservation privilégiés.
• Encouragez les réunions virtuelles : Dans la mesure du possible, proposez des outils de vidéoconférence comme alternative aux réunions en personne afin de réduire les coûts et l'impact environnemental des déplacements.
• Négociez des tarifs : Négociez des tarifs d'entreprise avec des hôtels, des compagnies aériennes ou des sociétés de location de voitures pour garantir des prix réduits sur vos voyages d'affaires.
• Contrôlez et analysez les dépenses : Examinez et analysez régulièrement les dépenses de voyage pour détecter des opportunités d'économie, analyser les tendances de dépenses et prendre des décisions éclairées concernant les budgets et les politiques de voyage.

Avec ces stratégies, les entreprises peuvent gérer efficacement les dépenses et optimiser les économies sans pour autant compromettre la qualité du voyage.

Un logiciel de gestion de voyages offre plusieurs avantages aux entreprises, tels que :

• Des processus de réservation plus agiles : Le logiciel de gestion de voyages simplifie le processus de réservation en permettant au personnel de rechercher et de réserver des vols, des hôtels et des voitures de location depuis une seule plateforme, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les efforts.
• Contrôle des coûts : Avec le logiciel de gestion de voyages, les entreprises peuvent appliquer les politiques de voyages, établir des limites de dépenses et accéder à des tarifs négociés, assurant ainsi le contrôle des coûts et le respect des contraintes budgétaires.
• Application des politiques : Le logiciel de gestion de voyages permet aux entreprises de définir et d'appliquer des politiques de voyages, et assure que les employés respectent les directives et effectuent les réservations conformément à la réglementation.
• Suivi et rapports de dépenses : Les logiciels de gestion de voyages s'intègrent souvent aux systèmes de gestion des dépenses, ce qui facilite le suivi des frais liés aux voyages et permet de générer des rapports détaillés pour les remboursements et les analyses financières.
• Une plus grande visibilité et transparence : Avec un logiciel de gestion de voyages, les entreprises disposent d'informations en temps réel sur les réservations et les dépenses de voyage, ce qui leur permet de surveiller et de gérer efficacement les activités associées.
• Obligation de diligence : Le logiciel de gestion de voyages peut contribuer à assurer la sécurité du personnel grâce à des alertes de voyage, en fournissant des informations de contact en cas d'urgence et par le biais de fonctionnalités de suivi des voyageurs.
• Analytique et connaissance stratégique : Le logiciel de gestion de voyages offre des fonctionnalités analytiques et de reporting, ce qui permet aux entreprises d'acquérir des connaissances stratégiques sur les modèles, les dépenses et les tendances de voyage, ce qui à son tour facilite une meilleure prise de décision et l'optimisation des coûts.

Le coût moyen d'un voyage d'affaires peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs tels que la destination, la durée, l'objectif, le secteur et les politiques de l'entreprise. Selon diverses études et rapports, un voyage national aux États-Unis peut coûter en moyenne entre 1 000 et 2 500 dollars par voyageur, incluant les vols, l'hôtel, les repas, les déplacements et divers frais. Les voyages internationaux ont tendance à être plus coûteux, avec une dépense moyenne de 3 000 à 5 000 dollars par voyageur.