Emburse Captio
Solutions logicielles de gestion des voyages et notes de frais
Optimisez la gestion de vos notes de frais et dépenses professionnelles avec Emburse Captio. Automatisez la saisie et la validation des justificatifs, respectez votre politique de notes de frais, et accédez à un reporting complet pour mieux piloter vos coûts et planifier vos voyages d’entreprise.
Gestion des dépenses et des voyages d'affaires
De la réservation au paiement, contrôle à 100 %
Peu importe la complexité, Emburse Captio vous aide à automatiser la gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles, tout en respectant vos politiques internes. Optimisez vos voyages et dépenses grâce à la numérisation des justificatifs, le workflow de validation, la facturation et le paiement. Donnez aux employés le temps de se concentrer sur leurs missions plutôt que sur les tâches administratives.
1. VOYAGE
Demande et approbation
Respectez la politique de voyages et réduisez jusqu’à 20 % vos coûts grâce à un processus de demande et d’approbation intégré, centralisant les frais de déplacement et les notes de frais.
2. PAIEMENT
Dépense selon les politiques
Émettez des cartes virtuelles ou physiques et contrôlez les dépenses en temps réel directement depuis Emburse Captio, garantissant conformité et visibilité sur chaque transaction.
3. RAPPORT
Conciliez vos dépenses
Capturez facilement les justificatifs avec l’appareil photo de votre smartphone. Notre technologie OCR transforme les images en texte, simplifiant la saisie des notes de frais et la gestion comptable.
4. ANALYSE
Prenez des décisions basées sur les données
Obtenez une vision complète des dépenses professionnelles de vos employés. Analysez la consommation de vos fournisseurs, suivez vos budgets et renégociez vos contrats avec des données fiables et consolidées.
Paiement conforme à la politique
Numérisation ou envoi par e-mail
Km avec Google Maps
Rapport de notes de frais
Flux d'approbation intelligent
Des fonctionnalités puissantes qui s'adaptent à vos processus
Faites respecter la politique et prenez le contrôle des dépenses
Prenez en photo vos tickets, envoyez-les par e-mail ou scannez-les via un multifonction. Notre technologie OCR transforme automatiquement les justificatifs en données exploitables pour votre comptabilité.
Chaque dépense est automatiquement vérifiée pour garantir le respect de la politique interne. Le workflow de validation simplifie les processus et réduit les erreurs.
Associez automatiquement chaque paiement par carte d’entreprise à la dépense correspondante pour un contrôle financier précis et une intégration comptable fluide.
Respectez les obligations de fourniture immédiate d’informations pour vos justificatifs de dépenses, tout en renforçant la conformité et la traçabilité.
Créez des cartes virtuelles intelligentes et automatisez la réconciliation des dépenses
Émettez des cartes physiques ou virtuelles pour vos employés et contrôlez les dépenses professionnelles en temps réel depuis Emburse Captio. Conforme à la réglementation européenne et sans commissions, Emburse Cards permet à vos collaborateurs de ne plus avancer de frais, tout en assurant un suivi précis à chaque étape du processus.
Grâce à la réconciliation automatique, vous obtenez une visibilité complète sur les notes de frais et les dépenses professionnelles, de l’achat jusqu’à l’intégration comptable.
Demande d'indemnités journalières et calcul automatique (Per Diem)
Les indemnités de déplacement professionnel permettent aux employés de se faire rembourser leurs frais de transport, repas et hébergement lors de missions. Emburse Captio facilite ce processus en affichant un calendrier des jours de déplacement et des montants correspondants. L’utilisateur peut décocher les catégories non utilisées, et le logiciel calcule automatiquement le montant à percevoir, garantissant rapidité, conformité et exactitude dans vos notes de frais.
Attention ! Dépense hors politique
Emburse Captio vous aide à appliquer votre politique de notes de frais grâce à plus de 18 alertes personnalisables. Le logiciel détecte automatiquement les dépenses professionnelles qui ne respectent pas les règles définies et les signale comme potentiellement non conformes.
Les alertes peuvent être déclenchées selon le montant, la date, la catégorie, le kilométrage, les modifications de dépense ou le rapprochement bancaire, garantissant un workflow de validation automatisé et un contrôle interne renforcé.
Prenez des décisions basées sur les données
Emburse Captio vous aide à analyser vos dépenses professionnelles et à piloter votre entreprise grâce à :
- Vision globale des dépenses des employés sur tous les aspects de l’entreprise
- Informations détaillées par pays, type de dépense, centre de coût ou projet
- Analyse de la consommation des fournisseurs pour renégocier les contrats
- Détection des tendances à partir des alertes ou des dépenses superflues
- Planification budgétaire trimestrielle basée sur l’analyse des périodes précédentes
- Export des données pour créer des rapports personnalisés et précis
Intégration avec votre agence de voyages ou OBT
Travel Connector s’adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise et facilite la gestion des frais de déplacement professionnels. Il permet de :
- Établir des coûts moyens par jour et type de voyage pour guider l’approbateur dans la validation
- Effectuer des demandes de voyage et d’avance directement dans le même outil
- Soumettre des préapprobations pour le kilométrage ou les indemnités journalières
- Assurer un workflow de validation fluide et conforme à votre politique de notes de frais
Nous nous intégrons avec :
Factures fournisseurs
Accélérez la gestion de vos factures fournisseurs
Assurez la conformité de vos politiques de dépenses et réduisez les risques de fraude interne.
Approuvez ou rejetez des factures directement depuis votre courriel.
Obtenez une visibilité complète sur les achats et les commandes auprès de vos fournisseurs.
Téléchargez la facture et notre technologie lira automatiquement toutes les données.
Intégrez la gestion des dépenses avec vos autres systèmes d’entreprise
Ils utilisent déjà Emburse Captio
