Mahou San Miguel élimine le coût de 21 000 règlements annuels avec Captio

Mahou San Miguel est une entreprise familiale 100% espagnole, leader du secteur brassicole dans notre pays, qui dispose de huit centres de production de bière, quatre sources d'eau avec leurs usines d'embouteillage et une équipe de plus de 3 200 professionnels. Avec 128 ans d'histoire et des marques aussi emblématiques que Mahou, San Miguel, Cervezas Alhambra ou Solán de Cabras. Outre son large portefeuille de bières nationales, elle possède une vaste gamme de bières internationales, fruit d'accords avec des partenaires tels que Carlsberg et Warsteiner, l'internationalisation étant l'un des axes stratégiques pour le développement de son activité. Elle produit plus de 70% de la bière espagnole consommée dans le monde et est présente dans plus de 70 pays. La durabilité fait partie de l'essence de Mahou San Miguel depuis ses origines et son défi est de continuer à croître de manière durable avec un engagement éthique, social et environnemental.

Le problème

Mahou San Miguel compte environ 1 500 employés qui règlent régulièrement leurs dépenses. Ils effectuent environ 21 000 remboursements par an. Dans le processus de gestion des dépenses précédent, les employés devaient rassembler tous les reçus et les conserver. Ensuite, une révision manuelle était effectuée et les dépenses étaient saisies dans une intranet. À partir de là, les dépenses pouvaient être remboursées automatiquement. Après cela, ces remboursements devaient être envoyés imprimés avec les justificatifs joints. Pour le grand nombre de remboursements que l'entreprise effectue, 21 000 au cours d'une année, ce coût est très volumineux, occupant un grand espace physique et prenant beaucoup de temps aux employés, tant pour ceux qui engagent les dépenses que pour ceux qui gèrent les reçus.

La solution

Captio a facilité l'automatisation de l'ensemble du processus de manière intégrée avec les systèmes de gestion de Mahou San Miguel. La plateforme permet une lecture automatique de la photo du reçu et en lit le contenu grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cela permet aux employés de gagner du temps facilement. À partir de là, il y a une série d'automatisations telles que l'application de la politique de dépenses ou le flux d'approbations. Ces fonctions se sont parfaitement adaptées aux besoins de l'entreprise afin que les filtres soient automatiquement appliqués en relation avec la politique de dépenses des employés. Avec toutes les dépenses collectées, le système permet de télécharger automatiquement les documents nécessaires pour le règlement de la TVA. Il n'est pas nécessaire de conserver physiquement les reçus car Captio est homologué par l'Agence fiscale. Autrement dit, toutes les dépenses numérisées par la plateforme ont la même validité légale que les originaux.

Résultats

Pour les 1 500 employés, l'implémentation de Captio a été très simple. L'outil s'est rapidement et complètement intégré aux systèmes de l'entreprise. La facilité d'utilisation de l'application sur les smartphones, associée à l'automatisation de ses fonctions, a considérablement réduit le temps de gestion de ces processus. Les employés de Mahou San Miguel sont satisfaits car le processus est simple et représente une amélioration dans leur quotidien.