Le guide complet de la note de frais. Définition, règles et fonctionnement.
Une note de frais est un document justificatif permettant le remboursement de frais professionnels engagés dans le cadre d’une activité. Pour être conforme, la dépense doit avoir un usage professionnel, être accompagnée d’un justificatif valide et respecter les règles sociales et fiscales applicables.
En France, la gestion des notes de frais s’inscrit dans un cadre réglementaire précis, notamment défini par l’URSSAF et l’administration fiscale. Une note de frais mal justifiée ou mal traitée peut être requalifiée en avantage en nature et entraîner des conséquences sociales et fiscales.
Ce guide complet explique ce qu’est une note de frais, les frais remboursables, les obligations de justificatifs, les règles de remboursement (frais réels ou forfait), la TVA récupérable, la comptabilisation, ainsi que les cas particuliers et les évolutions réglementaires à venir.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document grâce auquel un employé demande le remboursement des frais professionnels avancés personnellement pour l'exercice de son activité.
Pour être considérée comme valable, la dépense doit :
- être engagée dans un cadre professionnel ;
- présenter un intérêt direct pour l’activité ;
- être accompagnée d’un justificatif conforme.
À défaut, le remboursement peut être refusé ou la dépense requalifiée en avantage en nature, avec des conséquences fiscales et sociales.
La déductibilité des frais professionnels repose notamment sur les principes définis à l’article 39 du Code général des impôts, qui encadre les charges déductibles pour l’entreprise.
À quoi sert une note de frais dans un cadre professionnel ?
La note de frais remplit plusieurs fonctions clés.
Pour la personne qui engage la dépense
- Obtenir le remboursement des sommes avancées
- Respecter les règles internes et légales
Pour l’organisation
- Encadrer les dépenses professionnelles
- Appliquer les plafonds et règles définis par l’URSSAF
- Réduire les risques de contrôle URSSAF
- Prévenir la fraude aux notes de frais
Pour la gestion financière
- Enregistrer correctement les charges
- Sécuriser la TVA récupérable
- Disposer d’un reporting fiable sur les coûts
Quels frais peuvent faire l’objet d’une note de frais ?
Seuls les frais professionnels réels, engagés dans l’intérêt de l’activité, peuvent être remboursés.
Les dépenses personnelles, excessives ou non justifiées sont exclues.
À noter : les frais liés au trajet domicile–lieu de travail obéissent à des règles spécifiques et ne sont pas assimilés automatiquement à des frais de mission.
Justificatif : l’élément indispensable de la note de frais
Sans justificatif conforme, le remboursement est en principe impossible, comme le rappelle l’URSSAF lors des contrôles des frais professionnels.
Quelles informations doit contenir un justificatif ?
Un justificatif doit mentionner :
- la date de la dépense ;
- l’identité du salarié ;
- le montant TTC ;
- le descriptif de la dépense ;
- le fournisseur.
Pour les repas professionnels, il est indispensable d’indiquer ces informations pour prouver le caractère professionnel (et limiter le risque de requalification en avantage en nature) :
- le nom du salarié ;
- le nom ou le nombre de convives / invités ;
- le contexte professionnel (client, partenaire, mission) ;
- le montant de la TVA (si applicable).
Perte de justificatif : que faire ?
En cas de perte exceptionnelle, certaines organisations acceptent une attestation sur l’honneur. Celle-ci doit obligatoirement mentionner : 'J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation'.
Cette pratique reste tolérée mais présente un risque en cas de contrôle URSSAF et doit rester strictement encadrée.
Archivage et valeur probante
La dématérialisation des justificatifs est autorisée à condition de garantir une valeur probante, conformément aux règles fiscales en vigueur. Ces règles sont précisées par le Bulletin Officiel des Finances Publiques:
- intégrité du document ;
- lisibilité ;
- un archivage à valeur probante obligatoire pendant 10 ans, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce.
Attention
L’attestation sur l’honneur doit rester une solution de dernier recours, réservée à des montants faibles et à des situations exceptionnelles.
Son usage répété ou pour des montants élevés augmente fortement le risque de contrôle URSSAF.
Frais réels ou remboursement forfaitaire : quelles différences ?
Il existe deux modes de remboursement des notes de frais.
Le remboursement aux frais réels
- Basé sur le montant exact dépensé
- Justificatif obligatoire
- Mode le plus courant
Le remboursement au forfait
- Basé sur des barèmes définis par l’URSSAF
- Montants plafonnés
Un dépassement peut entraîner une requalification en avantage en nature
Chiffres clés URSSAF – Repas professionnels (2026)
Pour les repas professionnels, l’URSSAF fixe chaque année des plafonds d’exonération.
En 2026, les montants de référence sont notamment :
- 7,50 € pour un repas pris sur le lieu de travail
- 10,40 € pour un repas pris hors des locaux sans restaurant
- 21,40 € pour un repas pris au restaurant
Tout dépassement non justifié peut être requalifié en avantage en nature.
Indemnités kilométriques : un cas spécifique
Les indemnités kilométriques concernent l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.
Elles sont calculées selon :
- la distance parcourue ;
- la puissance fiscale (chevaux fiscaux) ;
- le barème des indemnités kilométriques en vigueur.
Les indemnités kilométriques n’ouvrent pas droit à récupération de TVA.
Comment faire une note de frais étape par étape ?
Exemple de note de frais (champs indispensables)
- Date
- Nature de la dépense
- Montant TTC
- TVA (si applicable)
- Projet / mission
- Moyen de paiement
- Justificatif attaché
- Validation / approbation
Le processus standard de gestion des notes de frais
- Avance de frais
- Saisie de la note de frais
- Ajout des justificatifs
- Validation / approbation par un responsable
- Contrôle comptable
- Remboursement
- Un workflow clair permet de réduire les erreurs, les délais et les tensions internes.
Remboursement, délais et URSSAF
Un remboursement conforme :
- n’est pas soumis aux cotisations sociales ;
- respecte les plafonds URSSAF ;
- repose sur des justificatifs valides.
Délai de remboursement
En pratique, une demande de remboursement peut être effectuée jusqu’à 3 ans après la date de la dépense, dans le cadre des règles applicables aux remboursements.
TVA récupérable sur les notes de frais
La TVA récupérable dépend de la nature de la dépense et du type de véhicule concerné, selon les règles précisées par le Bulletin Officiel des Finances Publiques.
La distinction véhicule de tourisme / utilitaire est déterminante.
TVA non récupérable sur les notes de frais
La TVA n’est pas toujours récupérable sur les notes de frais des salariés. Selon la réglementation fiscale et les précisions du Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFiP), certaines dépenses professionnelles restent exclues du droit à déduction.
La TVA n’est notamment pas récupérable sur :
- les frais de restauration ;
- les frais d’hébergement ;
- les frais de réception et les cadeaux d’affaires (hors cadeaux de très faible valeur) ;
- les dépenses liées aux véhicules de tourisme ;
- les frais de parking et de stationnement liés à l’utilisation d’un véhicule de tourisme ;
- les transports en commun ;
- les amendes et contraventions.
À noter que la TVA sur les taxis et VTC peut être récupérable lorsque le déplacement est strictement professionnel et correctement justifié.
Comptabilisation des notes de frais
Les notes de frais sont enregistrées selon le Plan Comptable Général (PCG), utilisé par les professionnels de la comptabilité en France.
Politique de dépense et prévention de la fraude
Une politique de dépense claire permet de :
- définir les frais autorisés ;
- fixer les plafonds ;
- préciser les justificatifs requis ;
- organiser les validations.
C'est un enjeu critique : selon les données de l’Institut Français de Prévention de la Fraude, 89% des fraudes en entreprise concernent les notes de frais, représentant un coût moyen de 747 € par an et par salarié.
Auto-entrepreneurs et notes de frais
Contrairement aux salariés, les auto-entrepreneurs ne peuvent généralement pas utiliser les notes de frais.
Les auto-entrepreneurs bénéficiant déjà d’un abattement forfaitaire pour frais professionnels, ils ne peuvent pas déduire de frais réels supplémentaires, ce qui limite fortement l’usage des notes de frais dans ce statut.
Refacturation de frais : un sujet souvent mal compris
La refacturation de frais concerne les dépenses engagées pour le compte d’un client.
Deux situations existent :
- Débours : refacturation sans TVA ;
- Frais refacturés : intégrés à la prestation, avec TVA.
Ce point est particulièrement important pour les cabinets de conseil, agences et prestataires.
Exemple concret
Un consultant avance un billet de train pour un client.
- S’il agit en débours, le montant est refacturé sans TVA.
- S’il refacture le frais comme partie de sa prestation, la TVA s’applique.
Cette distinction a un impact direct sur la facturation et la comptabilité.
Bénévoles d'associations
Le remboursement des frais est autorisé s'il correspond à des dépenses réelles et justifiées, afin d'éviter une requalification en salaire
Notes de frais et facture électronique : ce qui évolue à partir de 2026
La généralisation de la facture électronique renforce les exigences de traçabilité et de dématérialisation.
Les notes de frais devront s’intégrer dans des systèmes capables d’assurer :
- l’archivage à valeur probante ;
- la cohérence comptable ;
- la conformité réglementaire.
La réforme renforce également l’exigence d’archivage légal des justificatifs pendant 10 ans, notamment dans un cadre entièrement dématérialisé.
Dans ce contexte, les entreprises devront s’adapter à l’écosystème PPF et PDP (plateformes de dématérialisation), avec des exigences accrues de traçabilité et d’archivage.
Pourquoi structurer et automatiser la gestion des notes de frais ?
Contraintes d'une manuelle
- Temps de traitement élevé
- Erreurs fréquentes
- Manque de visibilité
- Risques de non-conformité
Avantages d'un logiciel de gestion des notes de frais
- Numérisation et OCR des justificatifs
- Workflow de validation automatisé
- Intégration comptable
- Tableaux de bord et reporting
- Meilleur contrôle interne
L’expertise Emburse dans la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais s’inscrit aujourd’hui au croisement de la conformité réglementaire, de la performance financière et de l’expérience collaborateur.
Emburse accompagne des organisations en France et à l’international dans la structuration et l’optimisation de leur gestion des notes de frais, en tenant compte des spécificités réglementaires françaises. Emburse offre plus de 35 options linguistiques pour les interfaces utilisateur, tant pour l'affichage que pour la reconnaissance automatique des reçus par IA.
Une expertise fondée sur les processus et la conformité
L’approche Emburse repose sur des principes clés :
- centralisation des justificatifs avec archivage à valeur probante ;
- automatisation des workflows de validation et d’approbation ;
- application cohérente de la politique de dépense ;
- gestion des indemnités kilométriques, des frais réels et des remboursements au forfait ;
- sécurisation de la TVA récupérable ;
- intégration avec les outils comptables et financiers.
Cette approche permet de réduire les erreurs, de limiter les risques de non-conformité (URSSAF, fiscalité) et d’améliorer la visibilité sur les dépenses professionnelles.
Conclusion
La note de frais est un outil structurant de la gestion des dépenses professionnelles. Maîtriser les règles de justificatif, de TVA récupérable, de remboursement aux frais réels ou au forfait et de conformité URSSAF permet de sécuriser les pratiques et d’éviter les risques.
À mesure que les exigences réglementaires évoluent, structurer la gestion des notes de frais et s’appuyer sur des outils adaptés devient un enjeu stratégique.
FAQ – Notes de frais
Une note de frais est un document justificatif permettant le remboursement de frais professionnels engagés dans le cadre d’une activité. Pour être conforme, la dépense doit avoir un caractère professionnel, être justifiée et respecter les règles fiscales et sociales françaises.
Oui. Une note de frais peut être refusée si la dépense n’est pas professionnelle, si le justificatif est manquant ou non conforme, ou si elle ne respecte pas la politique de dépense ou les règles URSSAF applicables.
En principe non. Une attestation sur l’honneur peut être acceptée de manière exceptionnelle pour des montants faibles, mais elle reste une solution de dernier recours et comporte un risque en cas de contrôle URSSAF.
Le remboursement aux frais réels correspond au montant exact dépensé sur présentation d’un justificatif. Le remboursement des frais forfaitaires repose sur des barèmes URSSAF et des plafonds d’exonération, sans remboursement du dépassement non justifié.
Les justificatifs de notes de frais doivent être conservés pendant 10 ans, sous forme papier ou numérique à valeur probante, conformément aux obligations comptables et fiscales en France.
Non. Les indemnités kilométriques sont calculées selon un barème fiscal officiel et n’ouvrent pas droit à récupération de TVA.