Allianz Partners a optimisé son processus de rapport de dépenses en utilisant Emburse

Défi

Dans le cadre d'une initiative à l'échelle de l'entreprise visant à accroître l'efficacité opérationnelle, l'équipe financière d'Allianz Partners North America a identifié la gestion des dépenses comme un domaine à améliorer. En plus des économies de temps, l'équipe a vu une opportunité d'améliorer la mobilité et de réduire les risques.

Allianz Partners utilisait un système de rapport de dépenses basé sur le papier, composé de feuilles de calcul Excel et de reçus joints. Chaque rapport de dépenses devait être validé manuellement et saisi par un commis de l'AP, ce qui nécessitait une journée entière chaque semaine. En même temps, le service financier passait des heures à examiner les rapports de dépenses pour s'assurer que toutes les dépenses respectaient la politique de l'entreprise.

À la recherche d'une meilleure solution, l'entreprise a évalué plusieurs fournisseurs de gestion des dépenses et les a notés systématiquement sur 10 critères clés. Emburse a obtenu les meilleurs scores dans tous les domaines, et Allianz Partners était confiant que la solution soutiendrait ses objectifs en matière d'efficacité et de conformité.

Solution Emburse

Après avoir mis en œuvre la solution, l'équipe financière d'Allianz Partners a constaté un impact immédiat. Les règles commerciales configurées dans la solution ont renforcé les contrôles en faisant respecter automatiquement la politique. En conséquence, les problèmes de conformité ont été facilement identifiés et, dans la plupart des cas, éliminés. Plus remarquable encore, Emburse a permis à l'équipe de réduire de 90 % le temps consacré au traitement des rapports de dépenses, transformant ainsi une tâche hebdomadaire de huit heures en seulement 20 minutes.

L'expérience utilisateur s'est considérablement améliorée également. Soumettre des rapports de dépenses est devenu un processus rapide, facile et fluide. Un voyageur a remarqué : « Avant, il me fallait jusqu'à deux heures pour compléter un rapport de dépenses. Maintenant, je peux le faire en quelques minutes sur mon téléphone. » De plus, les gestionnaires peuvent examiner et approuver les rapports de dépenses depuis n'importe quel appareil, ce qui a entraîné des remboursements nettement plus rapides et des employés plus satisfaits.

Résultat

Téléchargez l'étude de cas pour en savoir plus sur les incroyables gains d'efficacité d'Allianz Partners.

• Réduction du temps de traitement des rapports de dépenses de 90 %
• Réduction des erreurs et du risque de paiements en double
• Application stricte de la politique et meilleure visibilité sur les problèmes de conformité
• A doté les voyageurs et les approbateurs d'une solution mobile