Conformité des notes de frais optimisée par l’IA
Emburse Assurance
La conformité des notes de frais devient automatique. Renforcez votre conformité grâce à une couche* intelligente basée sur l’IA qui guide les employés en temps réel lors de leurs saisies, améliore la détection des fraudes et donne aux équipes financières une totale confiance.
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* Les données des clients ne sont jamais partagées ni utilisées pour entraîner des modèles d’IA publics, externes ou tiers.
Pourquoi l’IA est essentielle à la conformité moderne en matière de notes de frais
Les employés peuvent faire des erreurs de bonne foi. Les reçus ne racontent pas toujours toute l’histoire, et il est facile d’oublier les règles sur le moment. Résultat : des échanges évitables, des validations plus lentes et des risques qui passent inaperçus lors des contrôles.
Avant : examen manuel et règles statiques
Les contrôles manuels effectués après la soumission entraînent des inefficacités et du travail supplémentaire, détournant les équipes financières et d’audit de la gestion des risques réels. À mesure que le volume de notes de frais augmente, les règles statiques peinent à suivre, ce qui rend de plus en plus facile de passer à côté de la fraude, du gaspillage et des abus.
Résultat clé: Les équipes financières perdent du temps et des ressources précieuses à corriger des erreurs.
Après : conformité des notes de frais optimisée par l’IA
L’IA aide les réviseurs en analysant chaque reçu avec son contexte, avant et après la soumission, ce qui permet d’éviter très tôt les erreurs simples et de faire remonter les risques à grande échelle avant que du temps et des ressources précieux ne soient engagés.
Résultat clé: Les politiques sont appliquées de manière cohérente. Les dépenses sont maîtrisées. Les équipes financières sont plus confiantes.
Conformité à chaque étape
Ajoutez une puissante couche de conformité intelligente pour maintenir les notes de frais en conformité avec la politique tout au long du processus de dépense.
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Emburse Assurance fonctionne en complément de vos règles existantes pour analyser les reçus avant et après leur soumission. Il évite les erreurs, guide les employés en temps réel et aide les équipes financières et d’audit à se concentrer sur les risques réels plutôt que sur le bruit d’audit.
Aide les employés à soumettre des rapports irréprochables du premier coup
Des alertes en temps réel et des contrôles avant soumission garantissent la conformité des notes de frais dès le départ, ce qui réduit les erreurs, les retouches et le temps passé à corriger les rapports par la suite.
Offre aux auditeurs clarté et confiance
L’IA examine les reçus et signale les dépenses qui nécessitent une attention particulière, afin que les contrôleurs et les approbateurs puissent repérer les dépenses inhabituelles et se concentrer sur les vrais risques. Les reçus en langue étrangère sont traduits pour s’assurer qu’aucun détail ne soit manqué.
Transformez vos données d’audit en un contrôle plus intelligent des dépenses
L’évaluation des risques et l’analytique, toutes deux optimisées par l’IA, aident les équipes financières et d’audit à comprendre où les risques surviennent, à renforcer les contrôles et à améliorer la conformité au fil du temps — le tout au sein d’Emburse.
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Premiers pas avec Emburse Assurance
Foire aux questions
Alors que les règles traditionnelles vérifient les champs selon des critères rigides, comme le fait qu’un montant soit inférieur à un plafond de dépense ou qu’un reçu soit joint, Emburse Assurance utilise l’IA pour offrir une conformité intelligente des notes de frais en analysant l’intégralité des images de reçus afin d’en vérifier le contexte, l’authenticité et l’exactitude.
Contrairement aux règles traditionnelles, qui ne peuvent pas déterminer si des informations ont été manipulées ou si une dépense a du sens dans son contexte, Emburse Assurance aide à empêcher les dépenses inutiles, risquées ou frauduleuses de passer entre les mailles du filet des approbateurs ou des auditeurs.
Pour maximiser la conformité des notes de frais et réduire la charge de travail des auditeurs, le système détecte différents types de risques à deux étapes distinctes :
- Pré-soumission: Il signale les reçus incorrects ou incomplets, l’absence de contexte professionnel et les dépenses non conformes à la politique, comme les frais personnels mélangés aux dépenses professionnelles, afin d’éviter le bruit administratif.
- Après la soumission: Il met en évidence une variété d’activités à haut risque, notamment des reçus falsifiés ou manipulés, des notes de frais en double, des dépenses effectuées en dehors des heures habituelles, des montants inhabituels et des doutes sur la légitimité de certains fournisseurs
La technologie OCR classique ne fait qu’extraire le texte. Emburse Assurance interprète les détails des images de reçus dans leur contexte afin d’en vérifier l’authenticité et l’exactitude. La solution analyse les lignes d’articles, les fournisseurs, les montants et les schémas de catégories, et peut même traduire des reçus en langue étrangère pour détecter des problèmes de conformité que des contrôles manuels ou une simple extraction de texte laisseraient passer.
Oui. Emburse Assurance permet de réduire les efforts manuels en détectant les erreurs courantes avant la soumission grâce à des alertes proactives et des indicateurs pré‑soumission, ce qui élimine le bruit administratif qui ralentit généralement les validations ou surcharge les équipes d’audit. En identifiant les dépenses à plus haut risque après la soumission, la solution permet aux approbateurs et aux auditeurs de consacrer leur temps aux vrais risques et à la fraude, plutôt que d’examiner en détail chaque transaction à faible risque.
Emburse Assurance fournit des conseils en temps réel et des retours avant soumission lorsque les employés prennent des photos de leurs reçus et préparent leurs notes de frais. En signalant immédiatement les problèmes de conformité à la politique, les informations manquantes ou les soucis liés aux reçus, la solution aide les employés à corriger les erreurs avant la soumission, évitant ainsi les pertes de temps et les reprises de travail souvent liées à une conformité stricte des dépenses.
Assurance fournit des analyses fondées sur les risques et un score de risque au niveau de chaque rapport pour aider les équipes financières à identifier les tendances, les problèmes récurrents et les lacunes dans les politiques. Ces informations permettent de réaliser des audits plus pertinents, d’affiner les politiques plus efficacement et d’améliorer la conformité au fil du temps.
Oui. Emburse Assurance est directement intégré à la plateforme Emburse, ce qui signifie que les contrôles de conformité des notes de frais s’effectuent directement dans vos processus existants de création, de remboursement et de validation des dépenses. Aucun identifiant supplémentaire ni outil additionnel n’est nécessaire, ce qui garantit que les données restent dans un système unique et sécurisé.
Oui. Pour garantir une visibilité complète, Emburse Assurance applique des contrôles intelligents aussi bien aux transactions par carte de crédit qu’aux notes de frais à rembourser. Cette flexibilité permet aux équipes financières d’assurer une conformité et un contrôle homogènes sur toutes les catégories de dépenses, quel que soit le mode de dépense. Elle leur permet ainsi de bénéficier du même niveau de visibilité et de contrôle sur l’ensemble des types de dépenses.
Non. Les données des clients restent au sein d’Emburse et ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’IA externes ou tiers. Emburse Assurance repose sur une base d’IA de niveau entreprise conçue pour protéger les données sensibles : elle traite les données pour fournir des informations exploitables, mais ces données ne sont jamais partagées ni utilisées pour entraîner des modèles publics.