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Arias
Mantequerías Arias élimine la liquidation manuelle de sa gestion des dépenses grâce à l'intégration de Captio avec SAP.
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Client Details
Après 170 ans d'histoire, Mantequerías Arias reste l'une des entreprises leaders en Espagne dans la fabrication et la commercialisation de produits laitiers, et est actuellement le leader du marché frais. Depuis le début de 2016, ils travaillent avec Captio et ont rendu leur processus de gestion des dépenses plus rapide et plus simple.
Le problème
Le problème initial de Mantequerías Arias n'était pas le volume de tickets de frais collectés, mais plutôt le grand nombre de règlements effectués, car une grande partie des rapports sont générés chaque semaine. Leur processus précédent était manuel, rassemblant les tickets en papier et saisissant les dépenses dans un fichier Excel. La supervision des rapports de dépenses était retardée en raison du contrôle manuel des dépenses et de la gestion et supervision avec des signatures manuelles. De plus, l'équipe d'Administration et Finances avait une personne dédiée exclusivement à la tâche de vérifier les tickets et de réviser les règlements, puis à effectuer la comptabilisation manuelle dans leur ERP.
“”Le rôle que nous jouions était très important, nous avions beaucoup de problèmes avec les flux d'approbation et du point de vue administratif, nous avions une personne dédiée exclusivement à vérifier les tickets et à examiner les règlements et à effectuer leur comptabilisation ultérieure dans notre ERP.
Gonzalo Ochoa
“”Nous avons réalisé que quelque chose qui pouvait être très simple pour nous était devenu très complexe et nous faisait perdre beaucoup de temps.
Gonzalo Ochoa
La solution
Mantequerías Arias recherchait une application qui lui permettrait de réaliser trois choses : éliminer l'utilisation du papier, optimiser les flux d'approbation et accélérer la comptabilisation. Et tout cela avec une exigence fondamentale : l'intégration avec SAP, le système ERP qu'ils utilisent pour comptabiliser leurs dépenses d'entreprise. Avec Captio, ils ont réussi à faire en sorte que les employés qui engagent des dépenses économisent du temps en rassemblant les reçus et n'aient plus à conserver les papiers, et de plus, qu'ils reçoivent leurs paiements plus tôt car la phase de supervision des rapports est plus rapide. Du point de vue administratif, ils ont gagné en agilité car chaque fois qu'un remboursement est approuvé, il est directement comptabilisé dans l'ERP.
“”L'intégration avec l'ERP était indispensable pour nous car nous avions besoin d'éliminer cette conciliation manuelle qui nécessitait qu'une personne y soit dédiée quotidiennement.
Gonzalo Ochoa
“”Avant, nous avions une personne entièrement dédiée à la vérification et à la comptabilisation des déclarations de dépenses, et maintenant nous avons quelqu'un qui y consacre environ 10 minutes par jour.
Gonzalo Ochoa
Résultats
Avec la numérisation de leur processus de gestion des dépenses, ils ont économisé sur les coûts du personnel, du papier et administratifs. Désormais, leurs employés qui voyagent pour affaires économisent du temps, et comme le processus est plus simple, ils génèrent plus de rapports de dépenses pour que le remboursement de leur argent soit effectué plus rapidement. En ce qui concerne la révision de leur politique de dépenses, ils affirment qu'ils continuent de réaliser un examen interne approfondi, mais que la numérisation du processus et la visualisation des alertes pour les tickets non conformes à leur politique rendent le processus beaucoup plus rapide.
“”Maintenant que le processus est beaucoup plus simple et que les employés peuvent faire leurs rapports de n'importe où, nous constatons que les gens produisent plus de rapports. Avant, ils avaient toujours tendance à remettre ça au lendemain parce que c'était une tâche fastidieuse, mais maintenant, ils ne perdent plus de temps.
Gonzalo Ochoa
“”En ce qui concerne la mise en œuvre de notre politique de dépenses et la gestion du processus de règlement, de surveillance et de comptabilisation, Captio répond parfaitement et largement à nos besoins.
Gonzalo Ochoa