OKI Europe acquiert des capacités mondiales et simplifie la gestion des dépenses

Défi

OKI Europe est un leader dans la technologie d'entreprise ; cependant, son processus de gestion des dépenses ne répondait pas aux besoins d'une entreprise moderne. Sans système central, les bureaux d'OKI Europe dans la région EMEA géraient les frais de déplacement avec des politiques et des systèmes différents (principalement manuels) et utilisaient plus de 250 codes de grand livre.

C'est pourquoi il était impossible de gérer de manière centralisée et d'analyser avec précision les données de dépenses pour l'organisation EMEA, et le remboursement des frais de déplacement prenait généralement trois semaines ou plus.

OKI Europe réduit ses dépenses et gagne en visibilité avec Emburse

OKI Europe a également perçu Chrome River comme une solution moderne, personnalisable et facile à utiliser. Les fonctionnalités remarquables incluaient les capacités mobiles de Chrome River, les rapports et les fonctions d'auto-service qui permettent aux administrateurs de maintenir et de mettre à jour les règles par eux-mêmes.

En collaborant avec les experts en mise en œuvre de Chrome River, l'équipe financière d'OKI Europe a rationalisé ses règles et consolidé plus de 250 codes de grand livre (GL) pour n'en retenir qu'environ 80, désormais utilisés dans toute l'organisation EMEA. Ils ont également établi des calculs de taux de per diem spécifiques à chaque pays au sein de Chrome River, même pour les cas d'utilisation les plus complexes en Allemagne.

Le système centralisé offre à l'équipe financière une visibilité complète sur les dépenses dans la région EMEA. Cela les a aidés à faire des projections budgétaires plus précises et à identifier des domaines où des gains de contrôle des coûts sont possibles, entraînant une réduction de 20% des dépenses dans la région. Les responsables ont également une meilleure visibilité sur les dépenses du personnel, et avec le routage automatique, la pré-approbation et les capacités d'approbation mobile – le processus d'approbation des notes de frais est rapide et facile. En fait, les voyageurs sont maintenant remboursés 70% plus rapidement – passant de trois semaines à juste une semaine.

Les voyageurs d'OKI Europe trouvent également Chrome River intuitif à utiliser. Ils peuvent prendre des photos de leurs reçus avec leur appareil mobile, tandis que la technologie OCR intégrée remplit automatiquement les détails des reçus, leur permettant de soumettre facilement leurs notes de frais en déplacement, économisant ainsi du temps et réduisant les tracas administratifs.

Avantages

• Gestion simplifiée des dépenses et récupération de la TVA dans tous les bureaux d'OKI Europe, aboutissant à un remboursement des voyageurs 70% plus rapide.
• Centralisation des données de dépenses et identification des domaines d'amélioration de l'efficacité – réduisant les dépenses de 20 % à travers la région EMEA.
• Des règles de routage standardisées et des codes de grand livre général, réduisant le nombre total de codes de grand livre général de 70 %.
• Expérience utilisateur améliorée avec des fonctionnalités mobiles qui permettent de gagner du temps et la technologie OCR