La maison de couture Vivienne Westwood a troqué les lourdeurs administratives contre une plus grande liberté créative

Chez Vivienne Westwood, une maison de mode internationale fondée sur la créativité et le mouvement, la gestion des notes de frais des employés à travers différentes régions exigeait rapidité, clarté et coordination. Confrontée à des délais serrés et à des dynamiques internes complexes, l’organisation s’est associée à Emburse pour moderniser la gestion des dépenses.

Le résultat : un processus rationalisé et simplifié, déployé à l’échelle mondiale, dans les délais, et prêt à accompagner la toute dernière transformation de l’entreprise.

Défi

Dans un secteur régi par la mobilité internationale — défilés de mode, visites de fournisseurs, opérations de vente au détail et déplacements des dirigeants — le rôle du responsable des voyages consiste en une orchestration permanente.

Pour Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager chez Vivienne Westwood, le défi ne se limitait pas à la gestion des déplacements, mais concernait aussi tout ce qui se passe après le voyage : notes de frais, validations et rapports, le tout au sein d’une organisation répartie et en constante évolution.

Et pour l’organisation, l’enjeu était de taille. Un nouveau système de gestion des notes de frais devait être déployé dans l’ensemble du groupe, en coordination entre les équipes informatiques et les opérations au Royaume-Uni, et livré dans des délais très serrés.

Les principaux défis comprenaient :

Coordonner un déploiement mondialdans plusieurs régions et auprès de nombreux intervenants
Gérer des délais de mise en œuvre serréspour les équipes informatiques et métiers
Former les employés à grande échelle tout en maintenant la continuité opérationnelle
Naviguer dans des processus internes complexes et des subtilités organisationnelles
Remplacer des systèmes fragmentéset des processus de gestion des notes de frais

C’était une initiative de transformation qui devait être déployée de manière fluide, rapide et à l’échelle mondiale.

Pourquoi Emburse

Vivienne Westwood avait besoin d’un partenaire capable d’avancer à son rythme : rapide, précis et en phase avec la complexité du monde réel.

Ils ont choisi Emburse pour sa capacité à simplifier ce qui est souvent inutilement compliqué : la gestion des notes de frais. Tout aussi important, Emburse a adopté une approche humaine et pragmatique de la mise en œuvre, en rejoignant l’équipe là où elle en était et en guidant le processus vers l’avant.

Dès le premier jour, le partenariat s’est concentré sur l’exécution : une communication claire, un accompagnement concret et un engagement commun à bien faire les choses.

« Malgré des délais serrés… nous avons réussi à les respecter, à former l’ensemble des employés et à déployer le projet… avec des résultats très positifs. » — Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager chez Vivienne Westwood

Points forts de la solution

Avec Emburse, Vivienne Westwood est passée à une approche de gestion des notes de frais plus fluide et plus évolutive :

Gestion unifiée des notes de frais à l’échelle de l’organisation mondiale
Des workflows simplifiés pour réduire les frictions pour les employés et les approbateurs
Programme de formation structuré favorisant l’adoption à l’échelle de l’entreprise
Déploiement coordonné et harmonisé entre les équipes informatiques et les équipes régionales
Accompagnement dédié à la mise en œuvre pour garantir une livraison dans les délais

Le résultat a été une façon plus intuitive de gérer les dépenses dans toute l’entreprise.

Impact commercial centré sur l’humain

Dans la mode, tout repose sur la rapidité et la créativité. Les lourdeurs administratives freinent les deux.

En simplifiant la gestion des notes de frais, Vivienne Westwood a redonné à ses équipes du temps à consacrer à la création et à la collaboration. Pour les responsables voyages, les équipes financières et les employés, le changement est à la fois discret et puissant : moins d’obstacles, des processus plus clairs et une plus grande confiance dans la façon dont les dépenses sont gérées.

Aujourd’hui, l’impact se ressent dans le rythme quotidien du travail. Paolo ne court plus après les reçus et n’a plus à gérer des processus incohérents ; l’accent est désormais mis sur la coordination, la visibilité et le contrôle.

Les principaux résultats incluent :

Déploiement mondial réussiréalisé dans des délais serrés
Formation complète des employés terminéeen avance sur les objectifs de préparation pour 2026
Une gestion simplifiée des notes de fraisdans toute l’organisation
Meilleure harmonisation entre les équipes informatiques et les parties prenantes métier
Forte adoption en interne et premiers résultats positifs

Pour Vivienne Westwood, Emburse représente une étape fondamentale vers une simplification plus large des opérations.

L’équipe d’Emburse a adopté une approche pragmatique et concrète pour comprendre la réalité de l’environnement interne de Vivienne Westwood et s’y adapter en conséquence. Cette combinaison d’expertise et de capacité d’adaptation a permis de garantir que le déploiement ne soit pas seulement une réussite, mais aussi durable.