Gestion des notes de frais : le guide DAF pour 2026

(Comptabilité, URSSAF, TVA et processus)

La gestion des notes de frais est aujourd’hui un enjeu stratégique pour les entreprises françaises. Pour les DAF, RH et directions comptables, elle conditionne la maîtrise des coûts, la conformité URSSAF et fiscale, la fiabilité des clôtures comptables et la préparation à la facturation électronique 2026.

Vous recherchez une définition ou un modèle de note de frais ? Consultez notre guide complet sur la note de frais. Cet article traite exclusivement de la gestion du processus, et non de la saisie du document.

Sommaire

  • Gestion des notes de frais : définition et processus
  • Barème URSSAF 2025 et Grand Déplacement
  • TVA récupérable : le tableau complet (GPL, VE, hôtel)
  • Comptabilisation : les codes 6251 à 6234
  • Facture électronique 2026 et conformité
  • Comparatif : Excel vs logiciel automatisé
  • FAQ – Gestion des notes de frais

Gestion des notes de frais : définition et processus

La gestion des notes de frais désigne l’ensemble du workflow administratif, comptable et fiscal permettant de :

  • contrôler les dépenses professionnelles,
  • appliquer la politique de frais,
  • récupérer la TVA,
  • comptabiliser correctement les charges,
  • archiver les justificatifs de manière opposable,
  • préparer les audits URSSAF et fiscaux.

Le sujet n’est plus “comment remplir une note”, mais “comment sécuriser l’ensemble du processus”.

Pourquoi la gestion manuelle coûte-t-elle 53 € par note ?

Coûts cachés et inefficience structurelle

Les études de référence (GBTA, Aberdeen) et les analyses croisées de cabinets d'audit montrent qu’en 2025, le traitement manuel d’une note de frais mobilise 20 à 25 minutes de temps cumulé (salarié, manager, comptabilité). Le coût global est estimé à 53 € par note, une fois intégrés les temps de contrôle et de correction. À ce coût direct s’ajoutent :

À partir de quelques centaines de salariés, la gestion manuelle devient un centre de coûts invisible mais structurel, difficile à piloter et à auditer.

Fraude : 747 € de perte par salarié et par an

Selon l’ACFE et l’IFACI, la note de frais constitue le principal vecteur de fraude interne en entreprise.

Les fraudes les plus fréquentes :

  • les doublons,
  • la surévaluation des kilomètres parcourus,
  • les dépenses hors cadre professionnel (notamment le week-end),
  • le remboursement multiple d’abonnements (ex. Pass Navigo déclaré en note de frais alors qu’il est déjà pris en charge via la paie).

Pourquoi l’échantillonnage ne suffit plus

Les contrôles par échantillonnage (1 note sur 4) laissent 75 à 80 % des anomalies non détectées. Les contrôles automatisés (règles + IA) analysent 100 % des notes, sans ralentir les remboursements.

Barème URSSAF 2026 et grand déplacement

Selon les limites d’exonération URSSAF 2026, les plafonds applicables sont :

  • 21,40 € : repas au restaurant,
  • 10,40 € : repas hors restaurant.

Condition indispensable : l’exonération ne s’applique que si le salarié est en situation de grand déplacement.

Selon l’URSSAF, le salarié doit être dans l’impossibilité de regagner son domicile, caractérisée par :

  • une distance > 50 km, ou
  • un temps de trajet > 1h30 en transports en commun.

L’automatisation garantit l’application homogène de ces règles, sans interprétation humaine.

Attention : Cumul interdit avec les Titres-Restaurant "Si un salarié se fait rembourser un repas en note de frais, il ne peut pas bénéficier d'un Titre-Restaurant pour la même journée.

La solution automatisée : Emburse permet de déduire automatiquement la valeur du titre-restaurant du remboursement final pour éviter le redressement URSSAF.

TVA récupérable : le tableau complet (GPL, VE, hôtel)

(Source de référence : BOFiP-TVA)

TVA récupérable

  • Repas professionnels (sous conditions)
  • Péages
  • Carburant :
    • 80 % : véhicules thermiques de tourisme
    • 100 % : véhicules utilitaires
    • GPL / LPG :
      • 50 % tourisme
      • 100 % utilitaires
  • Électricité pour véhicules électriques : 100 % récupérable, y compris pour les véhicules de tourisme

TVA non récupérable

  • Billets de train
  • Billets d’avion
  • Hébergement (nuitée)

Astuce expert (souvent oubliée) La TVA reste récupérable sur la ligne “Petit-déjeuner” si elle est distincte sur la facture d’hôtel, même si la nuitée ne l’est pas.

Archivage légal et valeur probante

Conditions :

  • intégrité,
  • traçabilité,
  • lisibilité,
  • format PDF/A-3 (ISO 19005-3).

Un justificatif numérique conforme permet la destruction du papier, sans risque URSSAF.

Politique de dépenses et workflow de validation

La règle des deux niveaux

Un processus de validation efficace repose sur deux niveaux maximum :

  1. Validation managériale : vérification de la cohérence des dépenses avec la mission ou l’activité du collaborateur.
  2. Validation comptable : contrôle de la TVA, de l’imputation comptable et de la conformité aux règles internes et réglementaires.

Au-delà, chaque niveau supplémentaire ralentit le processus sans améliorer le contrôle.

Dépenses à couvrir impérativement

  • La politique de dépenses doit inclure, a minima :
  • les repas et déplacements,
  • l’hébergement,
  • les frais de télétravail (Internet, électricité au prorata),
  • les indemnités kilométriques,
  • les dépenses internationales.

Mobilité terrain : mode hors ligne indispensable

Les collaborateurs doivent pouvoir :

  • capturer un justificatif en zone blanche ou en avion,
  • synchroniser automatiquement au retour du réseau.

En l’absence de mode hors ligne, le risque de justificatifs manquants augmente fortement, avec des impacts directs sur la conformité et le remboursement.

Justificatifs perdus : protocole complet

En cas de perte d’un justificatif, un processus en trois étapes est recommandé :

  1. Demander un duplicata au commerçant
  2. Utiliser un relevé bancaire en complément
  3. En dernier recours, produire une attestation sur l’honneur

Pour être valable, l’attestation doit mentionner :

  • l’identité et l’adresse du salarié,
  • la nature détaillée des frais,
  • la mention obligatoire : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »

Refacturation des frais : protéger la marge

Pour les ESN, cabinets de conseil et cabinets d’avocats, il est essentiel de distinguer correctement les types de frais :

  • Débours : dépenses engagées pour le compte du client, hors chiffre d’affaires et sans TVA.
  • Frais refacturés : dépenses facturées au client, intégrées au chiffre d’affaires et soumises à TVA.

Une mauvaise qualification impacte directement la marge et la conformité fiscale.

Comptabilisation : les codes 6251 à 6234

Dans le Plan Comptable Général (PCG), certains comptes sont essentiels pour la gestion des frais professionnels :

  • 6251 – Voyages et déplacements : frais liés aux déplacements professionnels.
  • 6256 – Missions : dépenses engagées dans le cadre de missions ponctuelles.
  • 6257 – Réceptions : frais de représentation et d’accueil de partenaires ou clients.
  • 6234 – Cadeaux à la clientèle : soumis à un régime fiscal spécifique, ce compte est souvent vérifié lors des audits et est clé pour la comptabilisation correcte des cadeaux clients.
  • 6064 – Fournitures administratives : fournitures de bureau et consommables.

Le respect de ces codifications est essentiel pour garantir la conformité comptable et fiscale et faciliter les contrôles internes et externes.

Facture électronique 2026 et conformité

La réforme impose de nouvelles exigences :

  • traçabilité numérique,
  • interopérabilité entre les systèmes,
  • intégration à l’écosystème PDP / PPF.

Même si les notes de frais ne sont pas des factures B2B, leurs exigences de contrôle et d’archivage convergent.

Emburse anticipe déjà ces exigences, en lien avec les travaux du FNFE-MPE.

Comparatif : Excel vs logiciel automatisé

Multi-devises : automatisation et fiabilité

Conversion automatique au taux interbancaire du jour, bien plus fiable qu’un taux manuel Excel, notamment pour les entreprises internationales.

Exemple de gestion automatisée

Contrairement à un modèle statique, une démonstration du processus montre la prise en charge complète des frais :

  • capture mobile (même hors ligne),
  • reconnaissance automatique des justificatifs (OCR),
  • contrôles URSSAF et TVA en temps réel,
  • validation hiérarchique,
  • imputation comptable,
  • archivage probant,
  • restitution audit-ready.

Cette automatisation réduit les erreurs, accélère le workflow et garantit une conformité totale avec la législation et les obligations fiscales.

Voir comment sécuriser et automatiser la gestion des notes de frais avec Emburse.

En savoir plus

Dématérialisation, RSE et Scope 3

La gestion numérique des notes de frais permet de :

  • réduire l’utilisation du papier,
  • assurer un suivi plus précis des déplacements professionnels,
  • contribuer au pilotage des émissions indirectes (Scope 3), (référentiels reconnus comme la Base Empreinte de ADEME.

Un angle stratégique attendu par les directions financières et RSE.

Conclusion

La gestion des notes de frais est aujourd’hui bien plus qu’un sujet administratif. Pour les directions financières et RH, elle constitue :

  • Un enjeu de conformité, face au renforcement des contrôles URSSAF et fiscaux.
  • Un levier de pilotage financier, grâce à des données fiables, homogènes et auditables.
  • Un facteur de qualité de clôture comptable, en limitant les reprises et corrections tardives.
  • Un pilier de la préparation réglementaire à l’horizon 2026, dans un contexte de traçabilité numérique accrue.

C’est dans cette logique de maîtrise, de fiabilité et de conformité durable qu’Emburse accompagne les directions financières exigeantes.

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FAQ – Gestion des notes de frais (DAF, RH, Finance)

La note est le document. La gestion est le processus global : contrôle, validation, comptabilité, TVA, archivage et audit.

Si la loi laisse 5 ans au salarié pour réclamer une dette (prescription salaire), la jurisprudence autorise l'entreprise à fixer un délai interne strict (ex: 3 mois) via sa politique de dépenses. Cela est indispensable pour garantir la fiabilité des clôtures comptables et la récupération de la TVA sur l'exercice en cours.

Non. Il ne permet ni le contrôle URSSAF, ni la TVA automatisée, ni l’archivage probant, ni la préparation à 2026.

La TVA est récupérable sur les repas, les péages, le carburant (80% Diesel, 100% Électrique et Utilitaires).

  • Astuce Expert : Sur l'hôtel, la TVA n'est pas récupérable sur la nuitée, mais elle l'est sur le petit-déjeuner s'il apparaît sur une ligne distincte de la facture

Duplicata commerçant → relevé bancaire → attestation sur l’honneur conforme.

Aux DAF, RH, directions comptables, ESN, cabinets et entreprises préparant la facturation électronique 2026.

Non. L’URSSAF interdit de financer deux fois le même repas. Si un salarié demande le remboursement d'un déjeuner en note de frais, l’entreprise doit déduire la valeur du titre-restaurant correspondant (ou le retirer du solde du mois suivant). Les logiciels comme Emburse automatisent cette déduction pour sécuriser l'exonération URSSAF.

Les dépenses doivent être imputées en classe 6. Les codes les plus fréquents (Plan Comptable Général) sont :

• 6251 : Voyages et déplacements (billets, péages, parking).

• 6256 : Missions (hôtel, frais de séjour).

• 6257 : Réceptions (invitations clients, repas d'affaires).

• 6234 : Cadeaux à la clientèle.

• 6064 : Fournitures administratives.

L’entreprise doit rembourser toutes les dépenses engagées pour les besoins de l’activité, sous réserve de justificatifs :

• Frais de transport (billets, péages, indemnités kilométriques).

• Frais de repas (dans la limite des plafonds URSSAF).

• Hébergement (si grand déplacement > 50km).

• Frais de télétravail (abonnement internet, électricité au prorata).

• Fournitures et documentation professionnelles.